FOURNITURE DE : DEUX CENTS (200) SMARTPHONES POUR LE PROJET NYESIGI D’HELVETAS

1. OBJET DE L’APPEL D’OFFRES

Le présent marché consiste en la fourniture de deux cents (200) Smartphones, pour les activités du projet NYESIGI d’HELVETAS – MALI.

Les soumissionnaires devront répondre en respect des critères ci-dessous :

1) Capacité technique et garanties :

Le fournisseur doit disposer, d’un service après-vente (SAV) et/ou de maintenance disposant d’un personnel expérimenté ; il doit apporter la preuve de l’expertise du personnel et/ou de la structure proposée.

Le fournisseur garantit que les smartphones sont neufs, non encore utilisés, du modèle demandé dans les caractéristiques et données quantitatives. Le fournisseur garantit en outre que les smartphones sont exempts de vices résultant de leur conception, des matériaux utilisés ou de leur livraison.

2) Éligibilité

Pour toute acquisition de biens, de services et de travaux, HELVETAS Swiss Intercooperation (HELVETAS) exige le strict respect des principes fondamentaux comme suit :

• Rapport qualité-prix

HELVETAS doit obtenir un bon « rapport qualité-prix » de manière équitable et transparente en appliquant des critères de sélection prédéfinis, et prendre des décisions judicieuses et impartiales.

• Transparence

La procédure appliquée vise à favoriser une concurrence libre et saine. Tous les fournisseurs potentiels ont accès aux informations pertinentes sur un pied d’égalité, et que les décisions d’achat d’HELVETAS résisteront aux examens internes et externes. HELVETAS veille à ce que le processus d’approvisionnement soit totalement transparent tout en garantissant la confidentialité de la relation fournisseur-acheteur.

• Impartialité

Toutes les offres sont traitées de manière équitable et non discriminatoire et seront soumises à un examen impartial selon des règles et des délais communs.

• Responsabilité sociale et environnementale

HELVETAS respecte les normes de garanties environnementales et sociales afin de s’assurer que ses actions ont le moins de conséquences environnementales et sociales possible. HELVETAS privilégie des normes environnementales ou sociales quelconques (législatives, meilleures pratiques de l’industrie) ou des certificats auxquels le produit ou service doit répondre

HELVETAS s’engage, dans le cadre de son processus d’achat de biens et services, au respect des normes éthiques, des droits sociaux fondamentaux et la dignité des conditions de travail sur la base des normes internationales du travail en particulier les principes fondamentaux de la Convention des Nations Unies relative aux droits des enfants évitant surtout le travail des enfants.

3) Caractéristiques et données quantitatives

Besoin en smartphones

• Smartphones

Les smartphones doivent être neufs et être accompagnés d’un Système d’exploitation Android 11.

Les caractéristiques des produits (téléphones et accessoires) et leur emballage doivent respecter les normes de qualité fixées dans la législation nationale de la République du Mali, si cette dernière est la plus stricte en matière de normes de qualité.

4) Cadre contractuel

L’objet principal de cet Appel d’Offre est de permettre à HELVETAS d’identifier un fournisseur pour l’acquisition de smartphones neufs pour ses activités.

Le marché sera attribué au soumissionnaire qualifié dont l’offre est pour l’essentiel conforme au cahier de charges et qui est également considérée comme celle la plus intéressante en termes de prix et des conditions de vente.

Le fournisseur qui sera sélectionné à la suite de ce processus devra signer un contrat d’achat incluant la garantie usine et une maintenance pendant la période de garantie avec HELVETAS afin de formaliser le processus et la collaboration.

1. DEROULEMENT DU PROCESSUS

Le candidat supportera tous les frais afférents à la présentation et à la préparation de son offre. HELVETAS ne sera en aucun cas responsable de ces coûts. HELVETAS se réserve le droit d’accepter ou de refuser, toute offre jugée non conforme, en tout ou en partie sans que le soumissionnaire ne puisse prétendre à un quelconque dédommagement.

1. Préparation de l’offre et Instructions aux soumissionnaires

• Langue

Les dossiers administratifs, les offres financières et techniques ainsi que les documentations techniques sur les matériels proposés devront être en Français.

• Documents constitutifs de l’offre

Les offres de prix présentées par le fournisseur comprendront les documents suivants dûment remplis :

• Document ou fiche de présentation de l’entreprise ou société soumissionnaire et tous les autres documents administratifs (registre de commerce ; copie du numéro fiscal ; quitus fiscal) ;
• La soumission complète avec ses annexes ;
• L’offre commerciale et technique sur papier à en-tête officiel du fournisseur, datée, signée et cachetée ;
• La fiche technique ou document descriptif des caractéristiques des smartphones, datée, signée et cachetée ;
• Le soumissionnaire est libre d’inclure des documents additionnels s’ils sont pertinents dans le cadre de l’appel d’offres.

• Délais de validité de l’offre

Le délai de validité des offres devra être de trois (03) mois minimum à compter de la date de dépôt des offres.

• Mention des tariffs

• Les tarifs doivent être libellés en franc CFA ;
• Le soumissionnaire précisera les tarifs proposés en HT (hors taxes)
• Les prix et les taux sont fixes et non révisables.

• Coûts liés à la préparation de l’offre

Tous les coûts liés à la préparation de la présente offre sont à la charge du soumissionnaire, qu’il soit sélectionné ou non.

• Soumission de l’offre

1. Cachetage et marquage des offres

Appel d’Offres N°AO 24/008/HELVETAS pour L’ACQUISITION DES TELEPHONES PORTABLES (SMARTPHONES)

Le dossier complet devrait être adressé par courriel au courriel suivant : Mail.CV@helvetas.org

Un accusé de réception vous sera envoyé par voie électronique dès la réception du dossier.

Pour toute question relative à l’offre, le soumissionnaire réfèrera à l’adresse ci-après : HamadounKola.Traore@helvetas.org ; la réponse fournie à la question posée sera transmise à tous les autres soumissionnaires par écrit pour information.

1. Date limite de soumission des offres

Les offres doivent être soumises au plus tard le mardi 12 juin 2024 à 17 :30 heures.

1. Annulation de la procédure d’Appel d’Offres

En cas d’annulation de l’Appel d’Offres, les soumissionnaires seront informés de manière officielle.

L’annulation peut intervenir dans les cas suivants, lorsque :

• l’appel d’offres est infructueux, c’est-à-dire qu’aucune offre méritant d’être retenue sur le plan qualitatif et/ou financier n’a été reçue ou qu’il n’y a pas eu de réponse des potentiels fournisseurs ;
• il y a modification fondamentale du projet et/ou de ses éléments techniques ou économiques ;
• des circonstances exceptionnelles ou de force majeure rendent impossible la mise en œuvre normale du projet;
• toutes les offres conformes sur le plan technique excèdent les ressources budgétaires;
• il y a eu des irrégularités dans la procédure, ayant notamment empêché une concurrence loyale ;
• l’adjudication du marché ne respecte pas la bonne gestion financière, à savoir les principes d’économie, d’efficience et d’efficacité (par exemple le prix proposé par le soumissionnaire à qui le contrat doit être octroyé est objectivement disproportionné par rapport au prix du marché).

1. Modification ou retrait des offres

Les soumissionnaires peuvent modifier ou retirer leurs offres par notification écrite avant la date limite fixée pour le dépôt des offres. Passé ce délai, aucune offre ne saurait être modifiée.

Les retraits des offres sont inconditionnels et mettent fin à toute participation à la procédure d’appel d’offres.

• Dépouillement, Analyse et évaluation des offres

1. Evaluation et comparaison des offres

L’évaluation des offres reçues sera effectuée sur la base de toutes les informations demandées dans le dossier d’Appel d’Offres et des vérifications seront effectuées par un comité d’évaluation d’HELVETAS.

Ce comité mis en place en interne par HEVETAS sera la seule habilité à l’évaluation des offres en procédant à :

• L’examen de la conformité des offres selon le dossier d’appel d’offres, sans déviation ni restriction importante.
• L’évaluation technique se fera sur les offres jugées administrativement conformes. Le comité d’évaluation procédera à l’évaluation de tous les aspects techniques de chaque offre afin de s’assurer de la conformité technique.
• L’élaboration d’une grille d’analyse comparative des offres pondérée pour la prise de décision.
• La rédaction d’un procès-verbal par le comité d’évaluation

Critères d’évaluation : 

L’offre est évaluée sur la base des critères suivants :

La formule suivante sera appliquée à chacun des critères ci-haut :

• Points du Soumissionnaire  X=Meilleure offreOffre du soumissionnaire X*points du critère

1. Réunion

Le comité d’évaluation se réserve le droit lors de l’enquête de régularité de demander à chaque soumissionnaire des explications sur des points particuliers de son offre dans un délai raisonnable. La demande d’explication et la réponse sont faites par écrit.

En cas d’égalité entre soumissionnaires, HELVETAS se réserve le droit de contacter individuellement chaque soumissionnaire pour discuter sur son offre afin de faire un choix définitif.

1. Refus de l’Offre

HELVETAS se réserve le droit de rejeter toute offre n’étant pas en conformité avec la demande décrite dans le dossier d’appel d’offre, et de ne retenir aucune des offres reçues.

1. Attribution du marché

1. Sélection du fournisseur potentiel

L’offre retenue est celle qui répond au mieux aux dispositions du cahier de charges, aux critères de sélection et à l’éthique d’HELVETAS.

C’est seulement après approbation des offres techniques que les offres financières seront analysées et évaluées.

1. Notification pour attribution du marché

HELVETAS communiquera le résultat de l’appel d’offre à chaque soumissionnaire.

Avant l’expiration du délai de validité des offres, la notification sera faite par HELVETAS au soumissionnaire retenu. Par conséquent, les soumissionnaires sont invités à indiquer leurs adresses électroniques, leurs numéros de téléphone/ de fax et/ou de boîte postale dans le dossier dans d’appel d’offres.

1. Livraison

Le délai de livraison est à préciser par le soumissionnaire dans son offre. Néanmoins, ce délai ne doit dépasser 15 jours maximum à compter de la date de réception par le fournisseur de la notification de d’attribution du marché. Dans son offre, le fournisseur indiquera alors le délai maximal (en semaines) pour honorer son engagement pour ce marché.

Le fournisseur assume tous les risques relatifs aux biens jusqu’à la réception provisoire au lieu de destination. Il assurera l’expédition de façon à prévenir les dommages ou la détérioration pendant le transit jusqu’à l’arrivée à destination. L’expédition doit faire l’objet de bordereaux détaillés et de tout autre document requis. Les matériels doivent être expédiés au nom de HELVETAS et à la destination prévue ci-dessus :

Faso Kanu, au bord du fleuve, non loin l’ancienne ambassade de la Cote d’ivoire, Bamako, B.P. 1635

• Test des équipements

Helvetas Mali se réserve le droit de faire tester les smartphones par son équipe informatique afin de s’assurer de leur bon fonctionnement et de leur conformité. Tout téléphone jugé non conforme devra immédiatement être remplacé par le fournisseur sans que cela n’entraine un quelconque coût supplémentaire pour Helvetas.