ACHAT DE 3 VEHICULES

Bamako, le  14 novembre 2022

N° réf du dossier : N°032/2022/ASFC

OBJET : INVITATION À SOUMISSIONNER A LA PROCEDURE D’APPEL DE MARCHE POUR L’ACHAT DE 3 VEHICULES.

1. INSTRUCTIONS AUX SOUMISSIONNAIRES 3

1.1      Prestations à fournir                                                                                                                                        3

1.2      Calendrier                                                                                                                                                             4

1.3      Participation                                                                                                                                                         4

1.4      Origine                                                                                                                                                                    5

1.5      Type de marché                                                                                                                                                  5

1.6      Devise                                                                                                                                                                      5

1.7      Période de validité                                                                                                                                           5

1.8      Langage des offres                                                                                                                                            5

1.9      Présentation de l’offre                                                                                                                                5-6

1.10    Contenu de l’offre                                                                                                                                             6

1.11    Fixation des prix                                                                                                                                                7

1.12    Propriété des offres                                                                                                                                         7

1.13    Modification ou retrait des offres                                                                                                              7

1.14    Ouverture des offres                                                                                                                                       7

1.15    Évaluation des offres                                                                                                                                        8

1.16    Signature du contrat et garantie de bonne exécution                                                                     9

1.17    Garantie de soumission                                                                                                                                   9

1.18    Clauses relatives à l’éthique                                                                                                                10-11

1.19    Annulation de la procédure des offres                                                                                                  11

1. ANNEXES 11-13

• INSTRUCTIONS AUX SOUMISSIONNAIRES

REFERENCE DE DOSSIER : N°032/2022/ASFC

En présentant son offre, le soumissionnaire accepte la totalité, sans restriction, des conditions générales et particulières qui régissent ce marché, comme étant la seule base de cette procédure, quelles que soient ses propres conditions de vente auxquelles il déclare renoncer.  Les soumissionnaires sont réputés avoir examiné attentivement tous les formulaires, instructions, dispositions contractuelles et spécifications contenus dans ce dossier d’appel d’offres et s’y conformer. Le soumissionnaire qui ne fournit pas dans les délais requis toutes les informations et tous les documents nécessaires verra son offre rejetée. Aucune réserve émise dans l’offre par rapport au dossier d’appel d’offres ne peut être prise en compte; toute réserve donnera lieu au rejet immédiat de l’offre sans qu’il soit procédé plus avant à son évaluation.

• Prestations à fournir

L’objet du marché est la livraison par le titulaire des biens ci-dessous :

Lot unique: 01 véhicule neuf TOYOTA NEW RAV4 2022 2.0L Active CVT 4×2

Lot unique: 02 véhicule neuf  TOYOTA COROLLA CROSS 1.8L EXECUTIVE CVT

Lot unique: 03 véhicule neuf NISSAN KICKS 1.6L ESSENCE   4×2 BVM

Le bien doit répondre sans restriction aux spécifications techniques stipulées dans le dossier d’appel d’offres (annexe technique)

Tous les coûts de préparation et de soumission des offres sont à la charge du soumissionnaire.

Nous attendons votre offre assortie d’une garantie de soumission à Avocats Sans Frontières Canada , Bamako Rue du  gouvernorat  Hamdallaye Aci 2000 Rue 296 , porte 74  le 01 décembre 2022 au plus tard à 16H00mn.

Dans l’attente de votre proposition, veuillez recevoir, Monsieur, l’expression de notre respectueuse considération.

Barbara Trachsel

Directrice  Pays

• Calendrier

• Participation

La participation à la procédure est ouverte à tout soumissionnaire national  potentiel en règle selon les mêmes conditions pour chacun de ces soumissionnaires.

Sont exclus de la participation à un marché les candidats ou les soumissionnaires:

(a) qui sont en état ou qui font l’objet d’une procédure de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire ou de concordat préventif, de cessation d’activité, ou sont dans toute situation analogue résultant d’une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales;

(b) qui ont fait l’objet d’une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité de chose jugée pour tout délit affectant leur moralité professionnelle;

(c) qui, en matière professionnelle, ont commis une faute grave constatée par tout moyen que les pouvoirs adjudicateurs peuvent justifier;

(d) qui n’ont pas rempli leurs obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou leurs obligations relatives au paiement de leurs impôts selon les dispositions légales du pays où ils sont établis ou celles du pays du pouvoir adjudicateur ou encore celles du pays où le marché doit s’exécuter;

(e) qui ont fait l’objet d’un jugement ayant autorité de chose jugée pour fraude, corruption, participation à une organisation criminelle ou toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers des Communautés;

(f) qui, suite à la procédure de passation d’un autre marché ou de la procédure d’octroi d’une subvention financés par le budget communautaire, ont été déclarés en défaut grave d’exécution en raison du non-respect de leurs obligations contractuelles.

Le contrat ne peut être conclus avec des candidats qui, lors de la procédure de fourniture :

1) Font l’objet d’un conflit d’intérêt ;

2) Sont coupables de mauvaise représentation en donnant l’information demandée par l’organisation comme condition de participation aux procédures du contrat ou n’ont pas donné cette information. Les candidats qui se rendent coupables de fausses déclarations.

Pour être éligible pour la participation dans la procédure d’offres, les candidats doivent prouver à l’Autorité Contractante qu’ils respectent les nécessaires conditions légales, techniques et financières et qu’ils ont la volonté d’exécuter le contrat effectivement.

• Origine

Le bien doit avoir une origine fiable .

• Type de marché

Appel d’offre publique

• Devise

Les offres devront être libellées en Francs CFA.

• Période de validité
• Chaque soumissionnaire reste lié par son offre pendant une période de 90 jours à compter de la date limite pour la remise des offres.
• Dans des cas exceptionnels, et avant expiration de la période initiale de validité prévue, le pouvoir  adjudicateur peut demander par écrit aux soumissionnaires à ce que cette période soit prolongée de 40 jours. Les soumissionnaires qui acceptent cette demande ne sont pas autorisés à modifier leur offre. En cas de refus, les soumissionnaires cessent de participer à la procédure.
• L’attributaire reste engagé par son offre pendant une période de 90 jours à compter de la date de réception de la notification l’informant qu’il a été retenu.

• Langage des offres

Les offres, la correspondance et les documents associés aux offres échangés entre le soumissionnaire et le pouvoir adjudicateur doivent être rédigés dans la langue de la procédure, soit, pour la présente, le français.

• Demande d’informations sur l’offre

pour toute information concernant l’offre,veillez contacter le departement logistique, amadou.fomba@asfcanada.ca en mettant copie procurement.mali@asfcanada.ca

• Présentation de l’offre

Les offres doivent être reçues avant la date limite précisée dans la lettre d’invitation à soumissionner.  Elles doivent comporter le formulaire de soumission de l’offre figurant à la partie D du présent dossier d’appel d’offres et être envoyées à l’adresse suivante:

, Bamako Rue du  gouvernorat  Hamdallaye Aci 2000 Rue 296 , porte 74

Les offres se conformeront aux conditions suivantes:

Chaque offre devra être présentée en un exemplaire original unique, marqué «original» et 1 copie signée de la même façon que l’original et portant la mention «copie certifiée».

• Chaque offre devra parvenir au bureau d’Avocats Sans Frontières Canada avant le 01 decembre 2022 à 16H00mn, par lettre recommandée avec accusé de réception ou délivrée par porteur contre reçu, qui devra être signé par le Logisticien Senior ou son représentant.
• Chaque offre, ses annexes, ainsi que toutes pièces justificatives doivent être présentées sous enveloppe scellée comportant uniquement:

1. a) l’adresse indiquée ci-dessus;
2. b) le code de référence de la présente procédure d’appel d’offres, soit la référence de publication : 032/2022/ASFC
3. c) ainsi que le nom du candidat

L’offre financière et l’offre technique doivent être placées dans deux enveloppes scellées différentes.

• Contenu de l’offre

Chaque offre présentée doit être conforme aux exigences prévues dans le dossier d’appel d’offres et comprendre notamment :

• Une proposition technique se composant de :

La description détaillée du bien offert conformément aux spécifications
techniques, incluant, le cas échéant, la documentation requise ;

• Une offre financière, calculée sur une base DDP/, pour le bien offert.
• La signature de la personne dûment habilitée
• Une description de la garantie commerciale offerte /service après vente proposée ainsi qu’une proposition de contrat d’entretien annuel (voir format en annexe).
• La garantie de soumission d’un montant fixe indiqué dans l’avis d’appel d’offres doit être présentée selon le modèle prévu en annexe au dossier d’appel d’offres (voir ci-dessous).
• Une déclaration selon laquelle les soumissionnaires ne se trouvent dans aucune des situations énumérées (faillite, fraude, etc, voir point 1.3).
• Evidence sur la nationalité de la société (document prouvant l’enregistrement du fournisseur dans le pays, par exemple).
• Déclaration du candidat témoignant de l’origine du matériel offert (ou d’autres évidences d’origine).

Comme mentionné ci-dessus, l’offre doit être accompagnée du Formulaire de soumission de l’offre. Elles doivent être fournies en deux exemplaires, l’un marqué de « original » et l’autre de « copie conforme ».

• Fixation des prix

Les prix des marchés seront calculés rendu droits acquittés (DDP) au lieu de livraison indiqué.

Le marché est à prix fermes et non révisables.

• Propriété des offres

Le pouvoir adjudicateur conserve la propriété de toutes les offres reçues dans le cadre de la présente procédure d’appel d’offres. En conséquence, les soumissionnaires ne peuvent exiger que leur offre leur soit renvoyée.

• Modification ou retrait des offres
• Aucune information complémentaire ne sera fournie aux candidats pendant la procédure de soumission. Si de sa propre initiative l’autorité contractante devait, dans un souci de précision, communiquer des renseignements complémentaires, ils seraient transmis à l’ensemble des candidats. Tout candidat s’efforçant de favoriser des rencontres individuelles avec l’autorité contractante sera exclu de la présente soumission.
• Les candidats peuvent modifier ou retirer leurs offres par notification écrite antérieurement au délai de la soumission des offres. Aucune offre ne peut être modifiée après ce délai. Les retraits doivent être inconditionnels et termineront toute participation dans cette procédure d’offres.
• Toute notification de ce type doit être soumisse conformément à l’Article 10.  L’enveloppe extérieure doit être marquée « Modification» ou « Retrait » comme convenable.
• Aucune offre ne peut être retirée dans l’intervalle entre le délai pour la soumission des offres mentionné dans l’Article 9.1 et l’expiration de la période de validité des offres.

• Ouverture des offres
• L’ouverture et le dépouillement des offres ont pour objet de vérifier si les soumissions sont complètes, si les garanties de soumission ont été fournies, si les documents ont été dûment signés et si les soumissions sont, d’une manière générale, en ordre.
• Les offres seront ouvertes le 07 décembre à 11 heures au bureau d’Avocats Sans Frontières Canada par le comité désigné à cet effet. Un procès verbal sera rédigé par le comité et sera disponible sur demande.
• Lors de l’ouverture des offres, les noms des soumissionnaires, le montant des offres, les éventuels rabais accordés, la présence de la garantie de soumission requise et toute autre information que le pouvoir  adjudicateur estime appropriée doivent être mentionnés.
• Après l’ouverture publique des offres, aucune information relative au dépouillement, à la clarification, à l’évaluation et à la comparaison des offres, ainsi qu’aux recommandations concernant l’attribution du marché, n’est divulguée.
• Toute tentative par des candidats d’influencer le comité d’évaluation pendant la procédure de l’examen, de la clarification, de l’évaluation et de comparaison des offres pour obtenir d’informations sur le progrès de la procédure ou pour influencer l’Autorité Contractante dans sa décision sur la conclusion du contrat résultera au rejet immédiat de l’offre.
• Toutes les offres reçues après la date limite de soumission des offres indiquées dans l’avis de marché ou les présentes instructions seront conservées par le pouvoir adjudicateur. Les garanties liées pourront être retournées aux soumissionnaires sur demande. Aucune responsabilité ne peut être acceptée pour la délivrance tardive des offres. Les offres tardives seront rejetées et ne seront pas évaluées.

• Évaluation des offres

Examen de la conformité administrative des offres

• A ce stade, le but est de vérifier que les offres sont conformes aux conditions essentielles du dossier d’offres. Une offre est considérée comme conforme si elle satisfait toutes les conditions, procédures et spécifications du dossier de l’offre, sans y dévier substantiellement ou y attacher des restrictions.
• Les décisions sur le fait qu’une offre n’est pas techniquement conforme doivent être dument justifiées dans le PV de la réunion de la Commission d’évaluation des offres.
• Si une offre n’est pas conforme au dossier des offres, elle sera rejetée immédiatement et ne peut pas plus tard être refaite pour se conformer au dossier par sa correction  ou par le retrait de la déviation ou de la restriction.
• Evaluation technique : après avoir analysé les offres qui sont considérées comme conformes au niveau administratif, le Comité d’évaluation des offres décidera de l’admissibilité technique de chaque offre, en la classant comme techniquement conforme ou non- conforme. L’évaluation technique sera basée sur les documents annexés dans l’offre concernant l’œuvre qui doit être exécuté sous l’offre et la capacité professionnelle du candidat.
• Pour faciliter l’examen, l’évaluation et la comparaison des offres, le comité d’évaluation peut demander pour chaque candidat individuellement de clarifier son offre, y compris concernant les ristournes proposées. La demande de clarification et la réponse doivent être écrites. Toutefois, aucun changement sur le prix ou de substance de l’offre ne peut être demandé. Des décisions sur le fait qu’une offre n’est pas techniquement conforme doit être dument justifiée dans le PV de la réunion de la Commission d’évaluation.
• Evaluation finale : les taux et les prix insérés dans la facture des quantités doivent correspondre aux conditions décrites sur les documents de l’offre. La situation économique et financière du candidat sera évaluée par le comité d’évaluation.
• La commission des offres ne choisit pas forcement sur la base du prix plus bas mais se fonde dur les critères de valeur de l’argent, de prix, de la qualité, de la conformité aux règles internationales et du délai de livraison. L’expérience d’un candidat ayant satisfait dans l’exécution de contrats similaires sera un des critères de sélection.

A l’issue de l’évaluation technique, le pouvoir adjudicateur attribue le marché au soumissionnaire ayant présenté l’offre la moins disante parmi celles jugées techniquement et administrativement conformes au dossier d’appel d’offres sauf au cas où cette offre ne rentrerait pas dans l’enveloppe financière disponible pour ce projet.

• Signature du contrat et garantie de bonne exécution
• L’attributaire est informé par écrit que son offre a été retenue (notification de l’attribution du marché). Avant la signature du contrat entre le pouvoir adjudicateur et l’attributaire, ce dernier doit fournir les preuves documentaires ou les déclarations requises par la législation du pays où la société (ou chaque société en cas de consortium) est établie, montrant qu’il ne se trouve pas dans les situations reprises à l’article 3.1 ci-dessus
• Ces preuves, déclarations ou documents doivent porter une date qui ne peut dépasser la date butoir de remise des offres.
• Si l’attributaire ne fournit pas ces documents de preuve ou déclarations dans un délai de 10 jours de calendrier à compter de la notification de l’attribution du marché ou s’il s’avère qu’il a fourni de fausses informations, l’attribution du marché est considérée comme nulle et non avenue. Dans ce cas, le pouvoir adjudicateur peut attribuer le marché à un autre soumissionnaire ou annuler la procédure d’appel d’offres
• L’attributaire signe, date et retourne le contrat signé par le pouvoir  adjudicateur avec la garantie de bonne exécution dans un délai de 10 jours à compter de sa réception. Avec la signature par le soumissionnaire retenu, celui-ci devient le titulaire et le contrat entre en vigueur.
• S’il ne parvient pas à signer et à renvoyer le contrat avec les garanties financières demandées dans un délai de 10 jours après réception de la notification, le pouvoir adjudicateur peut considérer l’acceptation de l’offre comme nulle et non avenue, sans préjudice de la saisie de la garantie de soumission, des droits à compensation ou des recours dont il dispose du fait de cette incapacité et sans possibilité de contestation de la part du soumissionnaire retenu à son encontre.
• La garantie de bonne exécution visée par les conditions générales est fixée à 10% du montant du marché et devra être présentée selon le modèle figurant en annexe au dossier d’appel d’offres. Elle sera libérée dans les 30 jours suivant la délivrance du certificat de réception définitive par le pouvoir  adjudicateur, sauf pour la partie imputable au service après-vente.

• Clauses relatives à l’éthique

Toute tentative des candidats d’obtenir des informations confidentielles, d’établir entre-eux des accords illégitimes ou d’influencer le comité ou l’Autorité Contractante lors de la procédure d’examen, de clarification, d’évaluation et de comparaison des offres conduira au rejet de leur candidature et peut résulter aux pénalités administratives.

Sans l’autorisation écrite préalable de l’Autorité Contractante,  l’entrepreneur et son personnel ou toute autre société avec laquelle l’entrepreneur est associé ou lié, ne peut pas, même sur une base sous contractante, fournir de services, exécuter un travail ou fournir d’équipements pour le projet. Cette interdiction s’applique aussi à tout autre projet qui de par la nature du contrat, présenter un conflit d’intérêts dans le chef de l’entrepreneur.

Lorsqu’une candidature ou une offre est déposée, le candidat doit déclarer n’être pas affecté par des conflits d’intérêts potentiels et qu’il n’existe pas de liens avec d’autres candidats ou d’autres parties présentes dans l’organisation. Si une telle situation devait se présenter durant l’exécution du contrat, l’Entrepreneur devra informer immédiatement l’Autorité Contractante.

L’Entrepreneur doit toujours agir impartialement et en tant que conseiller fidèle, conformément  au code d’éthique de sa profession.   L’Entrepreneur doit s’abstenir de faire des déclarations publiques sur l’organisation ou les services sans l’accord préalable de l’Autorité Contractante. L’Entrepreneur ne peut en aucune manière engager l’Autorité Contractante sans accord écrit préalable de cette dernière.

Durant toute la durée du contrat, l’Entrepreneur et son personnel s’obligent à exercer leur activité dans le plus parfait respect des droits de l’homme et s’engagent à n’offenser en aucune manière les principes politiques et culturels de l’état bénéficiaire.

L’Entrepreneur  ne peut pas accepter de paiement lié au contrat en dehors de celui stipulé dans le contrat. L’entrepreneur et son personnel ne peuvent exercer d’activité ou recevoir d’avantages contraires à leurs obligations envers l’Autorité Contractante.

L’Entrepreneur et son personnel seront tenus au secret professionnel pendant toute la durée de du contrat et après son achèvement. Tous les rapports et les documents rédigés ou reçus par l’Entrepreneur doivent rester confidentiels.

Le contrat doit définir la forme et l’usage par les Parties Contractantes des rapports et des documents rédigés, reçus ou présentés par eux lors de l’exécution du contrat.

L’Entrepreneur doit s’abstenir de toute relation susceptible de compromettre son indépendance ou celle de son personnel. Si l’Entrepreneur cesse d’être indépendant, l’Autorité Contractante peut, sans préjudice et sans notification écrite, mettre immédiatement fin au contrat et sans que l’Entrepreneur soit en mesure de se prévaloir du droit d’une indemnité.

L’Autorité Contractante se réserve le droit de suspendre ou annuler le marché si des pratiques de corruption devaient être découvertes, et ce, à n’importe quelle phase de la procédure d’adjudication. L’Autorité Contractante se réserve le droit de prendre toutes les mesures appropriées pour remédier la situation. Cette réserve comprend l’offre de pot-de-vin, de cadeau, de gratification ou de commission à toute personne en payement ou récompense pour ma réalisation ou l’abstention de toutes formes d’actions liées à l’adjudication d’un contrat ou l’exécution d’un contrat déjà conclu avec l’Autorité Contractante.

Toutes les offres seront rejetées et les contrats immédiatement rompus, s’il apparaît que l’exécution du contrat a donné naissance à des frais commerciaux extraordinaires.

De tels frais ou dépenses extraordinaires consistent en commissions non mentionnées dans le contrat principal ou qui proviennent d’un contrat lié au contrat principal, les commissions  qui ne sont pas payées en fonction d’un service légitime et légal, les commissions liées à des pratiques de fraudes fiscales, les commissions payées à des intermédiaires ou des destinataires non clairement identifiés ainsi que les commissions payées à des sociétés fictives.

L’Entrepreneur doit fournir à l’Autorité Contractante, et à sa demande, tous les documents  liés aux conditions de l’exécution du contrat. L’Autorité Contractante peut procéder à tous contrôles de documents, qu’elle juge utiles et nécessaires dans sa recherche de preuves dans le cas de soupçons liés à ce type de frais et dépenses extraordinaires.

En déposant une candidature ou une offre, le candidat s’interdit formellement d’utiliser de la main d’oeuvre d’enfants. Il s’engage à respecter les droits sociaux et les règlements en matière de conditions de travail et de sécurité du travail. L’Autorité Contractante peut procéder à tous contrôles documentaires, qu’elle juge utiles ou nécessaires, pour vérifier l’application de ces principes.

• Annulation de la procédure des offres

Au cas de l’annulation de la procédure, les candidats seront notifiés par l’Autorité Contractante. Si la procédure des offres est annulée avant l’ouverture de l’enveloppe extérieure d’une offre, les enveloppes scellées seront retournées, pas ouvertes, aux candidats.

L’annulation peut avoir lieu si :

• la procédure des offres a échouée, à savoir si on n’a pas reçu d’offre qui vaut la peine de point de vue qualitatif et financier ou s’il n’y a pas de réaction ;
• les paramètres économiques ou techniques du projet ont été substantiellement altérés ;
• des circonstances exceptionnelles ou de force majeure ont rendu impossible l’exécution normale du projet ;
• toutes les offres techniquement conformes excèdent les disponibles ressources financières ;
• il y a des irrégularités dans la procédure, particulièrement dans les cas où ces dernières ont empêché la juste compétition.

• En aucun cas, l’autorité contractante ne sera responsable des dommages, quelles que soient leur nature (particulièrement des dommages pour perte de profit) et leur relation à l’annulation d’une offre, même si l’autorité contractante a été informée sur la possibilité des dommages. La publication d’un avis de fourniture n’engage pas l’Autorité contractante à exécuter le marché.
• Annexes 1 – Spécifications techniques

    LOT:1 TOYOTA NEW RAV4 2022

• Annexes 1 – Spécifications techniques

   LOT:2 TOYOTA COROLLA CROSS 1.8L EXECUTIVE CVT

 LOT:3 NISSAN KICKS 1.6L ESSENCE   4×2 BVM

• Annexe II : Modèle d’offre financière

Page n° […de…]

RÉFÉRENCE DE PUBLICATION: 032/2022/ASFC

NOM DU SOUMISSIONNAIRE: [……………………………]

Fait à:[………………………], le [../../..]                                   par [nom]

Au nom de […………………………]                                   [cachet et signature du soumissionnaire