Un (e) Assistant (e) de Direction pour son bureau de

Description de l'emploi

Avis de Recrutement

Mercy Corps est une organisation internationale humanitaire et de développement qui aide les populations touchées par les crises à les transformer en opportunités de réaliser leur potentiel.

Dans le cadre de la mise en œuvre de ses programmes au Mali, Mercy Corps cherche des candidats(es) qualifiés(es) pour le poste de:

Bureau de Bamako

Réf MC1879– Un (e) Assistant (e) de Direction pour son bureau de Bamako.

Hiérarchisation du poste : Directrice Pays

Résumé du Poste :

L’assistante de direction appui la Directrice Pays et le bureau de Bamako sur des fonctions de planification, de coordination, de communication interne et externe et de représentation.

FONCTIONS ESSENTIELLES :

Gestion et Planification :

• Appuyer la Directrice Pays et la mission dans la préparation et l’organisation des réunions de l’équipe de coordination et de l’ensemble du personnel Mercy Corps.

• Organiser les visites et rencontres de la Directrice pays,

• Assurer la prise de notes lors des réunions et s’assurer de la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.) • Faire le suivi des points d’actions issue des réunions lorsque cela est requis.

• Traiter l’information sous forme électronique ou papier (collecter, classer et mettre à jour)

• Assurer la coordination de la rédaction ainsi que la soumission du rapport annuelle de la mission

• Aider, selon les besoins, la directrice pays, à la collecte de données et à l’établissement de rapports sur les activités du programme MC dans nos zones d’intervention.

• Faciliter l’organisation des déplacements professionnels

• Saisir des documents numériques

• Réaliser la gestion administrative du courrier

• Travailler de concert avec le département de la communication pour rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note…)

• Consolider les rapports mensuels des activités de Mercy Corps Mali de mise en œuvre des activités ;

• Appuyer l’organisation des événement internes et externes de Mercy Corps

• Créer et maintenir un environnement de travail fondé sur le respect mutuel et qui vise à l’excellence

Coordination et représentation :

• Entretenir de bonnes relations avec les points focaux de Mercy Corps au sein de l’Administration malienne et faciliter la communication de MC vis-à-vis du gouvernement tant pour les besoins opérationnels que pour les programmes ;

• Appuyer l’obtention de toutes les autorisations et tous les documents nécessaires au bon fonctionnement des projets de MC dans le pays.

• Agir en tant que point focal pour toute la correspondance gouvernementale et de représentation – en coordination avec les responsables de programme, et sous la supervision du directeur de pays.

• Faciliter les interactions quotidiennes avec les instances administratifs du gouvernement en ce qui concerne toutes les activités de MC, les besoins opérationnels et la représentation conformément aux politiques et à la structure hiérarchique de MC.

• Soutenir la logistique et les procédures administratives du personnel expatrier (régional et Mali)

• S’assurer que tous les staffs expatriés sont en règles vis-à-vis de la loi malienne

• Aider le personnel du programme à obtenir des informations, des statistiques et des rapports de la part des organismes gouvernementaux et/ou d’autres agences, si nécessaire pour le bon déroulement des activités du programme.

• Signaler les lacunes en matière de rapports et de communication. Conseiller la Directrice Pays sur les améliorations et les besoins, le cas échéant.

• Représenter les intérêts et les valeurs de Mercy Corps et le programme aux réunions lorsque demandé par son superviseur.

• Apporter son soutien à son superviseur pour les questions liées aux particularités culturelles et protocolaires de la zone d’intervention ;

• Réaliser toutes autres tâches qui pourraient lui être demandées par son superviseur.

Développement Professionnel : Dans le cadre de notre engagement envers le développement professionnel et fondée sur notre compréhension que les organisations qui se développent continuellement sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés qu’elles desservent – nous attendons de tous les membres de l’équipe de contribuer à dédier 5% de leur temps à des activités d’apprentissage/développement professionnel qui bénéficie à Mercy Corps ainsi qu’à eux-mêmes.

Redevabilité envers les bénéficiaires : les membres de l’équipe de Mercy Corps sont attendus pour soutenir tous les efforts en vue de la reddition de comptes, en particulier pour nos bénéficiaires et aux normes internationales directeurs internationaux de secours et de développement, tout en s’engageant activement les communautés bénéficiaires comme des partenaires égaux dans la conception, le suivi et l’évaluation de nos projets sur le terrain.

Genre : Mercy Corps reconnaît que nos programmes sont plus efficaces pour soulager la souffrance, la pauvreté et l’oppression quand les femmes, les hommes, les filles et garçons sont équitablement engagés comme acteurs actifs dans tous les aspects du travail que nous entreprenons ensemble. Nous attendons que tous les membres de l’équipe s’engagent à respecter les principes de l’égalité des sexes et d’utiliser une programmation sensible au genre et l’intégration du genre comme un moyen de réaliser notre mission et notre vision pour le changement.

RESPONSABILITE DE SUPERVISION : N/A

RAPPORTE DIRECTEMENT A LA : Directrice Pays

TRAVAILLE DIRECTEMENT AVEC : Staffs Mercy Corps, Partenaires Mercy Corps… EXPERIENCE ET QUALIFICATIONS :

– Avoir un Diplôme Universitaire (BAC+3) dans le domaine du secrétariat, de la gestion des ressources humaine, de l’administration des organisations, Informatique, Sciences Sociales, ou domaines connexes. – Avoir au minimum trois (3) années d’expériences dans le domaine du secrétariat/ assistance de direction, la gestion des organisations, planification d’événements. Une expérience avec les ONGs internationales est un atout.

– Posséder des compétences de négociation et de représentation et être en mesure de travailler dans un environnement stressant.

– Être minutieux, capable de suivre à la lettre les procédures, de respecter les délais impartis et de travailler seul et au sein d’une équipe.

MERCY CORPS ǀ MALI TALENTS 2022

– Avoir une maitrise des logiciels de base Windows, MS Word, Excel, Internet Explorer, Powerpoint – Avoir une bonne capacité de rédaction des rapports notamment.

– Avoir une aptitude avérée de résolution des problèmes de manière indépendante sans supervision.

– La maîtrise du Français (parlée et écrite) est exigée, la connaissance de l’anglais est un bon atout et la pratique d’une langue locale indispensable.

– Expérience à travailler avec un personnel multi culturel et un intérêt certain à travailler dans un environnement dynamique favorable à la satisfaction des besoins de la communauté.

Date de prise de service : Avril 2022

Le dossier de candidature doit comporter :

➢ Un CV actualisé ;

➢ Une lettre de motivation;

➢ La copie des diplômes et des attestations de travail;

➢ Un casier judiciaire en cours de validité. (n’est obligatoire qu’une fois retenu au poste) ➢ Les noms et contacts de trois personnes de référence dont une du dernier emploi.

Les dossiers de candidature sont à envoyer par courriel à ml-talents@mercycorps.org

Préciser clairement en objet la référence et l’intitulé du poste ex. « MC 1879 Un (e) Assistant (e) de Direction-Bamako.

Les dossiers sont recevables jusqu’au Dimanche 20 Mars 2022 à 17h30.

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour les tests et entretiens.

Les dossiers incomplets ne seront pas considérés. Les dossiers déposés ne seront pas retirés

Les candidatures féminines et des personnes handicapées sont vivement encouragées.