Description de l'emploi

Avis de Recrutement

Mercy Corps est une organisation internationale humanitaire et de développement qui aide les populations touchées par les crises à les transformer en opportunités de réaliser leur potentiel.

Dans le cadre de la mise en œuvre de ses programmes au Mali, Mercy Corps cherche des candidats(es) qualifiés(es) pour le poste de :

Bureau de Bamako :  

–        Réf : MC 1909 Un (e) Adjoint (e) au gestionnaire des Operations-Bamako

Hiérarchisation du poste : Gestionnaire des Operations.

FONCTIONS ESSENTIELLES :

Sous la supervision du Country Operations Manager (Gestionnaire des Opérations), Le/la Gestionnaire adjoint (e) des Operations occupe un poste senior de Mercy Corps Mali, avec des responsabilités de développement, supervision, de gestion de tous les aspects opérationnels de support logistique et administration pour le programme du Mali, y compris pour les bureaux de terrain. Il est chargé de gérer et de coordonner toute la logistique (y compris les achats, la flotte, les Assets), ainsi que la gestion de l’administration. Il s’assurera que les systèmes, les politiques et les procédures en matière de logistique et de l’administration sont en place et fonctionnent de façon harmonisée dans tous les bureaux du pays. Il veillera à ce que les activités des programmes de Mercy Corps soient mises en œuvre conformément aux plans de travail et les normes de conformité et de qualité requises à travers un appui opérationnel approprié et en temps opportun.

FONCTIONS ESSENTIELLES :

Gestion/suivi des d’achats

• Travailler avec les différents responsables de département pour établir des plans d’approvisionnement pour chaque subvention
• Travail avec les charges des achats pour le traitement et la documentation des achats en temps voulu et avec précision
• Organiser des réunions avec les responsables de programme pour mettre à jour les plans d’achat en collaboration avec les charges des achats.
• Contrôler la conformité des systèmes d’approvisionnement et de la logistique
• Travail avec l’équipe d’achat de Bamako les staff opérations pour mettre en place les contrat cadres pour les achats répétitifs et les contrats de haute valeur
• Participer aux comités d’analyse des achats pour les fortes valeurs
• Travail avec les charges d’achats pour indentification et l’évaluation des fournisseurs
• Veiller à ce que les charges des achats partagent le Master Purchase Request List à la fin de chaque semaine avec les différents départements
• Travailler avec les charges des achats et Operations pour Mettre en place une liste nationale des fournisseurs et partager le ficher avec des responsables du programmes, chefs des bases et le département finance
• Travails avec des charges achats et opérations pour assurer les vérifications nécessaires (RPS checks) des fournisseurs dont le montant est égal ou supérieur à 5 000 $ sont complétées.
• Superviser la mise à jour des contrats-cadres, évaluer les fournisseurs et relancer les appels d’offres comme indiqué dans le manuel (FP3) en collaboration avec les charges d’achat de Bamako et les bureaux locaux.
• Procéder à un examen du contenu de tous les contrats et accords-cadres des fournisseurs, les et les contrats des consultants nationaux conformément aux politiques et procédures de manuel Mercy Corps
• Maintenir le registre des contrats cadre et veillez à la mise à jour conformément au manuel d’achat de Mercy Corps
• Veiller à ce que les procédures de renouvellement des contrats soient lancées en temps utile.
• S’assurer que les rapports d’achèvement et la réception des biens soient soumis et visés par les demandeurs Veiller au suivi régulier de la performance des fournisseurs et l’évolution avec les charges d’achat et opérations
• En coordination avec le Responsable des Opérations, procéder la résiliation des contrats le cas échéant

Gestion de la flotte:

• Assurer la commande des vehicules adaptés au terrain en collaboration avec des responsables programme et le gestionnaire des opérations
• Compiler les rapports de consommation de carburant des véhicules
• Etablir le plan de maintenance pour les véhicules, motos et générateurs et faire le suivi
• Compiler des rapports de terrain (Le PR Master liste, rapport carburant véhicule et générateur, rapport UNHAS et les partager avec le gestionnaire des opérations à la fin de chaque mois
• Travail avec le département achat sur le classement systématique des reports du consommations de

carburant véhicules et motos, les documents d’achats, le PR master liste etc.

Gestion des Assets:

• Coordonner toutes les activités liées à la gestion des biens et des actifs avec l’équipe des opérations à Bamako et les bureaux de terrain.
• Assurer le suivi des bases de données des actifs et inventaire pour tout le programme pays avec une ‘Master list’ centralisée au niveau de Bamako
• Assurer l’étiquetage physique pour les actif et inventaire physic.
• Faire le suivi des registres des assets
• Etablier le rapport du bailler selon le calendrer partager par le departement grant ou finance Gestion Magazin:
• Établir un niveau de stock minimum pour la mission
• Former et assurer l’utilisation les bon formulaires
• Gérer parfaitement les relations avec les fournisseurs Faire des contrôles des stocks fréquents.
• Avoir des magazin apropre et adaption pour la mission Taches Administratives:
• Veiller au plein respect de tous les systèmes administratifs de Mercy Corps, de la conformité aux politiques et procédures de façon harmonisée et comme décrit dans les manuels de terrain, y compris:
  • La gestion administrative des bureaux
  • La gestion des installations du bureau et des résidences
• Assurer la liaison avec les autorités locales et le Gouvernement de la République du Mali pour l’obtention des autorisations légales, les taxes/TVA et autres exemptions selon le besoin
• Se comporter, tant professionnellement que personnellement, de façon à préserver l’image de marque de Mercy Corps et à ne pas mettre en danger sa mission humanitaire au Mali.
• Appuie le manager des Operations dans la préparation des équipes aux audits internes et externes dans le Pays
• Assurer et suivre les contrats avec les fournisseurs et les prestataires de service
• Mettre en place un système d’archivage pour le département des opérations, former l’équipe et assurer

le suivi de sa mise en œuvre. Autres

• Promouvoir le respect du code de conduite de l’approvisionnement auprès des demandeurs, des fournisseurs et bénéficiaires des biens et services.
• Participer à l’atteinte des objectifs des autres unités du département des opérations
• Mener tous les six mois des études de marché et des visites auprès des fournisseurs pour avoir une bonne connaissance des prix et articles disponibles
• Se conduit professionnellement et personnellement de manière à apporter honneur et crédibilité à Mercy Corps et à ne pas compromettre sa mission humanitaire.
• Être redevable vis-à-vis des bénéficiaires ;
• Toutes autres responsabilités qui sont assignées selon les besoins

DEVELOPPEMENT PROFESSIONNEL : Dans le cadre de notre engagement envers le développement professionnel et fondée sur notre compréhension que les organisations qui se développent continuellement sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés qu’elles desservent – nous attendons de tous les membres de l’équipe de contribuer à dédier 5% de leur temps à des activités d’apprentissage/développement professionnel qui bénéficie à Mercy Corps ainsi qu’à eux-mêmes.

REDEVABILITE ENVERS LES BENEFICIAIRES : les membres de l’équipe de Mercy Corps sont attendus pour soutenir tous les efforts en vue de la reddition de comptes, en particulier pour nos bénéficiaires et aux normes internationales directeurs internationaux de secours et de développement, tout en s’engageant activement les communautés bénéficiaires comme des partenaires égaux dans la conception, le suivi et l’évaluation de nos projets sur le terrain.

GENRE : Mercy Corps reconnaît que nos programmes sont plus efficaces pour soulager la souffrance, la pauvreté et l’oppression quand les femmes, les hommes, les filles et garçons sont équitablement engagés comme acteurs actifs dans tous les aspects du travail que nous entreprenons ensemble. Nous attendons que tous les membres de l’équipe s’engagent à respecter les principes de l’égalité des sexes et d’utiliser une programmation sensible au genre et l’intégration du genre comme un moyen de réaliser notre mission et notre vision pour le changement.

RESPONSABILITE DE SUPERVISION :  Les chargés des achats et staff opérations RAPPORTE DIRECTEMENT AU : Gestionnaire des Operations

EXPERIENCE ET QUALIFICATIONS : 

• Master en Gestion Logistique et Transport ou équivalant
• Avoir une bonne capacité dans la gestion d’équipe
• Avoir une expérience d’au moins 05 ans en Logistique, Chaine de fourniture, ou gestion des achats, comptabilité, économie, ou équivalent. L’expérience avec des ONG internationales est un atout important

;

• Avoir une solide expérience dans la mise en place et la gestion de la logistique et des systèmes d’administration est essentielle ;
• Avoir une expérience d’au moins 03 ans en tant que Senior Manager dans la logistique et les achats avec de solides compétences organisationnelles, la capacité de travailler efficacement avec une équipe mixe, variée et multiculturelle et une adaptabilité aux circonstances imprévues, est requise ;
• Avoir trois ans d’expérience dans la gestion d’une équipe
• Excellente aptitude à la négociation, bonne organisation et capacité à tenir ses délais sous pression.
• Avoir un diplôme en administration ou en gestion logistique ;
• Avoir une excellente connaissance de l’informatique ;
• Être capable d’assumer plusieurs tâches à la fois ;
• Avoir les capacités à apprendre vite les principes et les procédures ;
• Être capable de prendre des initiatives et de travailler indépendamment ;
• Être parfaitement bilingue français et anglais un atout

FACTEURS DE SUCCÈS :

• Avoir des aptitudes en administration et en organisation ;
• Avoir des talents variés et une habilité prouvée d’organiser et de prioriser les taches ;
• Proactivité, flexibilité, sens de l’initiative
• Avoir la capacité de communiquer efficacement avec les membres de l’équipe ;
• Avoir de la flexibilité et de la créativité dans la planification et la résolution des problèmes ;
• Avoir la capacité d’apprendre vite, de prendre des initiatives et de rendre compte des résultats
• Avoir un bon tempérament et un bon sens de l’humour ;

Être capable d’évoluer dans un environnement multiculturel de développement international

Date de prise de service : Décembre 2022

Le dossier de candidature doit comporter : 

• Un CV actualisé;
• Une lettre de motivation;
• La copie des diplômes et des attestations de travail;
• Un casier judiciaire en cours de validité. (n’est obligatoire qu’une fois retenu au poste)
• Les noms et contacts de trois personnes de référence (superviseurs directs) dont celui du dernier emploi.

Les dossiers de candidature sont à envoyer par courriel à ml-talents@mercycorps.org

Mettre comme objet de votre candidature « MC 1909 Un (e) Adjoint (e) au Gestionnaire des OpérationsBamako.

Les dossiers sont recevables jusqu’au Mercredi 02 novembre 2022 à 17h 30.            

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour les tests et entretiens.

Les dossiers incomplets ne seront pas considérés. Les dossiers déposés ne seront pas retirés

Les candidatures féminines et celles des personnes handicapées sont vivement encouragées.