Supply Chain Manager    

Niveau 3 : Dans le cadre de ses responsabilités, le titulaire de ce poste sera régulièrement en contact avec des enfants et des jeunes.

·         S’assurer qu’il comprend pleinement les dispositions de la Politique de Sauvegarde de l’Enfant, le Code de Conduite, et les Procédures Locales/procédures du Pays.

·         Se comporter/agir en conformité avec les règles de la politique de la Sauvegarde de l’Enfant aussi bien dans la vie personnelle que professionnelle ; cela peut consister à rapporter des cas de soupçons d’abus commis sur les enfants.

·         S’assurer que la façon/manière de travailler et de s’adresser aux enfants ne le mets pas en danger/ risque, c’est à dire examiner soigneusement en permanence le travail à l’aide des outils de référence de la Sauvegarde de l’Enfant pour des « défauts/insuffisances » de conception ou de mise en œuvre.

·         Promouvoir les messages de la Protection de l’Enfant aux collègues des autres organisations et ministères gouvernementaux, aux enfants eux-mêmes, aux familles bénéficiaires et aux membres de la communauté d’une manière générale.

·         Etre vigilant pour observer de possibles abus/maltraitances des enfants dans la vie personnelle et professionnelle.

·         S’assurer que votre personnel explique aux fournisseurs et les différents prestataires dans le domaine de la logistique les informations écrites ou verbales adaptées à leur capacité de compréhension et dans des langues pertinentes de la Politique de la Sauvegarde de l’Enfant de Save The Children et du Code de Conduite.

·         S’assurer que les partenaires sont orientés et appliquent la politique de défense de l’enfant.

·         Coordonner des services logistiques efficaces et efficients des programmes de Save the Children dans le respect des règles et de la réglementation relative aux procédures SCI et des donateurs

Rapporte au :  DCOP Operations avec la gestion de la ligne matricielle du Head of Supply Chain

Personnel rapportant à ce poste : 1 Fleet / Facilities Officer .

Stratégies

·         Assurer le leadership et la supervision de tous les aspects du département Supply Chain au Nord & Centre  du projet DFSA , y compris la gestion de la flotte, la gestion de la chaîne d’approvisionnement et la gestion des actifs / des stocks et des constructions.

·         Développer et renforcer la stratégie logistique et sa mise en œuvre au Bureau  SCI au Nord & Centre du projet DFSA en assurant la gestion efficace des biens, des services et des procédures pour soutenir efficacement les activités du programme

·         Veiller à ce que les politiques, politiques et normes minimales de SCI soient effectivement appliquées et intégrées dans tous les systèmes, structures et procédures logistiques; ainsi que les exigences des donateurs.

·         Fournir des informations et une formation aux autres équipes pour comprendre les politiques, procédures et standards minimums logistiques de SCI.

·         Apporter une contribution logistique à l’élaboration de nouvelles propositions de projets et programmes, selon les besoins.

·         Emet des alertes au Head of Supply Chain à propos des risques majeurs potentiels sur la logistique du Nord & Centre du projet DFSA .

Gestion de l’équipe 

• Diriger et contribuer à la gestion du personnel logistique: grâce à des réunions de coordination régulières, à la planification, au développement et à la formation des systèmes et au suivi quotidien, le responsable supply chain sur place s’assurera que le personnel logistique planifie et exécute efficacement les missions.

·         Renforcer les capacités et former le personnel logistique dans tous les systèmes logistiques nécessaires.

·         Diriger, gérer et motiver l’équipe logistique du Nord & Centre du projet DFSA et veiller à ce qu’ils aient des objectifs clairs et reçoivent des commentaires significatifs sur leurs performances.

Sourcing des biens et services

• Développer un pipeline d’approvisionnement dynamique avec collaboration avec le Procurement Coordinator et le Head of Supply Chain.
• Assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes pour examiner en permanence les environnements internes et externes et identifier les opportunités d’ajouter de la valeur à nos opérations grâce à un approvisionnement efficace.
• Élaborer des approches d’approvisionnement pour répondre aux besoins d’approvisionnement du programme en fonction des plans, des procédures et des demandes reçues
• Planifier et mettre en œuvre des processus d’approvisionnement complexes, c.-à-d. des appels d’offres et des cotations formelles pour garantir des résultats d’approvisionnement optimaux.
• Veiller à ce que tous les contrôles de diligence raisonnable et évaluations des risques appropriés soient effectués conformément à la politique organisationnelle
• Suivre et rapporter des benefits financiers à la suite des activités de sourcing, remplir les formulaires requis et les soumettre au Head of Supply Chain et le Directeur Financier.

Gestion des fournisseurs  

• Appuyer le processus de sélection des fournisseurs et les activités de passation de marchés en entreprenant des études de marché et des analyses, en lançant des appels d’offres et en mettant en place des contrats, des fournisseurs pré-qualifiés et des accords-cadres.
• Gérer notre base des données des fournisseurs en suivant les performances des fournisseurs et la gestion des risques (exemple le vetting )
• S’assurer que les fournisseurs sont informés des valeurs, politiques et procédures de Save the Children et à leur obligation de s’y conformer.
• S’assurer que SCI ne travaille uniquement qu’avec des fournisseurs approuvés et de haute qualité qui respectent les exigences de Save the Children et des bailleurs de fonds.
• Appuyer dans les activités d’enregistrement des fournisseurs de façon qu’ils soient nombreux à effectuer des transactions avec SCI dans le réseau Ariba.

Achat 

·         Coordonner la planification des achats (planifier, approvisionner, transporter, stocker et expédier), la capacité de gérer une logistique de base efficace et la capacité d’adapter la capacité logistique pour répondre efficacement aux urgences et un portefeuille croissant.

·         En collaboration avec le service supply chain de la capitale (Bamako), participer activement et diriger la mise en œuvre de l’accord-cadre local et développer une stratégie d’achat sur le terrain, en mettant en place un système efficace de gestion des relations publiques.

·         Veiller à ce que les achats locaux soient effectués de manière appropriée, opportune et transparente, conformément aux politiques et procédures de Save the Children International et aux exigences d’audit interne

Asset et Warehouse :

·         Assurez-vous que le stockage centralisé et de transit est maintenu conformément aux exigences du programme.

·         S’assurer que le système de gestion des stocks est mis à jour et qu’il mène l’inventaire physique à la fin de l’année et à mi-parcours.

·         Alerter le gestionnaire de programme sur les médicaments périmés.

·         Maintenir des systèmes de classement précis, avec des dossiers d’action documentés et appuyés à des fins de vérification.

·         Veiller à la bonne gestion des actifs du bureau de terrain du Nord & Centre du projet DFSA conformément à Save the Children et aux procédures et politiques des bailleurs de fonds.

·         Soutenir le service supply chain de la capitale (Bamako) pour concevoir et mettre en œuvre le plan d’élimination des biens pour le bureau du Nord & Centre.

Fleet

·         Contribuer à la nouvelle proposition budgétaire du Nord & Centre du projet DFSA sur les aspects logistiques

Veiller au respect des procédures de la flotte et élaborer un plan de renouvellement de la flotte pour le bureau de terrain du Nord & Centre du projet DFSA

Construction :

·         Veille aux respect  des normes de SCI avec le coordinateur  de construction pour le suivi des contrats de travaux

·         Coordonne avec le coordinateur construction le processus de selection des entreprises pour les travaux de Nord & Centre

Sécurité

·         Supporte Area Manager à veiller à ce que tout le personnel respecte les consignes de sécurité, notamment en ce qui concerne les parcs de véhicules (automobiles et motos) et les entrepôts.

·         Rester conscient de l’évolution de la situation sécuritaire, en adaptant les activités logistiques en conséquence.

Gestion du sysème Prosave ( Source To Pay )

·         Travailler sur les activités liées à la transformation de la chaîne d’approvisionnement et à l’amélioration des processus, des systèmes et des méthodes de travail. Plus précisément, toutes les activités liées à la passation des marchés (modèle opérationnel de passation des marchés, adoption du nouveau manuel et politique de passation des marchés et la transition vers le système de passation des marchés « Source to Pay»).

·         Favoriser l’adoption et les performances / la conformité du système ProSave.

·         S’assurer que les nouveaux employés de l’unité « Procurement » sont intégrés et formés sur ProSave

·         Surveiller la conformité des contrats / FWA, créer des catalogues si nécessaires et gérer l’activation des fournisseurs dans ProSave (notre nouveau système d’approvisionnement mondial)

·         Fournir un support ProSave et des conseils en matière d’approvisionnement aux demandeurs

·         Responsable de s’assurer que la gestion du catalogue / des conditions contractuelles et de la tarification est effectuée dans ProSave en examinant et en mettant régulièrement à jour le contenu du catalogue.

·         Responsable de la gestion des achats et de la gestion des contrats dans ProSave après sa mise en œuvre. Également responsable de la gestion des fournisseurs dans ProSave si possible (sinon, cela devrait être effectué par des agents d’approvisionnement ou des assistants (achats).

Reporting

·         Revoir le rapport d’analyse du Nord & Centre du projet DFSA et Revoir et mettre à jour régulièrement le suivi d’achat

·         Revoir et mettre à jour régulièrement le rapport de Stock

·         Examiner et mettre à jour régulièrement le rapport des actifs.

·         prépare et soumet le rapport de performance du département supply chain.

·         Participer aux rapports des donateurs pour la partie logistique

Collaboration / Coordination

·         Collabore et coordonne  avec l’équipe supply chain de Bamako, afin de s’assurer que les procédures et politiques appropriées sont mises en œuvre pour les biens et services commandés par les bureaux du Nord & Centre du projet DFSA.

·         S’engager de manière proactive avec les gestionnaires de projets et collaborateurs du bureau , les partenaires du projet afin de planifier, organiser et planifier l’approvisionnement et la distribution des biens et du matériel, ainsi que pour assurer un partage d’informations adéquat, répondre aux préoccupations / problèmes communs et rechercher des solutions.

·         Participer aux réunions locales des ONG logistiques et représenter la position et les intérêts de Save the Children

Gouvernance

·         Mettre en œuvre et s’assurer de la conformité à notre politique d’approvisionnement, manuel d’approvisionnement et les procédures d’approvisionnement établies

·         Donner un ton fort à partir d’en haut que la fraude est inacceptable

·         S’assurer que nous utilisons des systèmes et des processus reconnus, y compris PROSAVE lorsqu’ils sera disponible.

Systèmes , Outils et procédures

·         Responsable de s’assurer que la gestion du catalogue / termes et les conditions des contrats et la gestion des prix soient effectués par l’équipe d’approvisionnement du Nord & Centre du projet DFSA .

·         Responsable de veiller à ce que les activités d’activation des fournisseurs soient menées de manière à ce que le plus grand nombre possible de fournisseurs traitent avec SCI via le réseau Ariba.

Redevabilité :

·         Détient l’auto responsabilité de prendre des décisions, d’utiliser la gestion des ressources de manière efficace, la réalisation et le rôle modelant les valeurs de Save the Children

·         Détient l’équipe et les partenaires responsables de livrer sur leurs responsabilités en leur donnant la liberté pour livrer de la meilleure façon qu’ils l’entendent, en fournissant le développement nécessaire pour améliorer l’exécution et appliquant des conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints

Ambition:

·         Fixe des objectifs ambitieux et stimulant pour eux-mêmes et leur équipe, prend la responsabilité de leur propre développement personnel et encourage leur équipe à faire de même.

·         Partage largement leur vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres.

·         Pense de façon stratégique et sur une échelle globale

Collaboration:

·         Construit et maintien des rapports efficaces avec leur équipe, les collègues, les membres et les partenaires et sympathisants externes

·         Apprécier la diversité, le voir comme une source de force compétitive

·         Abordable, bon écouteur, facile à qui parler.

Créativité:

·        Développe et encourage des solutions nouvelles et innovatrices

·         Prêt à prendre des risques disciplinés

Intégrité:

·         Honnête, encourage la franchise et la transparence ; démontre des niveaux d’intégrité les plus élevés

QUALIFICATIONS 

• BAC + 5 ans d’études spécialisées en logistique.
• 7 ans d’expérience minimum en gestion de département logistique d’une organisation internationale
• Bon niveau d’utilisation du pack office et niveau avance Excel.
• Français lu, parle et écrit excellent et bon niveau anglais.
• Bon niveau de compétences d’analyse et de rapportage
• Expérience prouve en gestion de personnes et d’équipes,
• Bonnes connaissances des guides d’achat des donneurs important (USAID, EU)
• Bonnes connaissances de la gestion des stocks.

• Produire des Résultats : Prend lui-même  des responsabilités et tient les autres redevables  pour livrer nos objectifs ambitieux pour les enfants, améliorer continuellement sa performance ou celle de l’équipe / organisation.
• Résoudre les problèmes et prendre des décisions : Prend des décisions efficaces, réfléchies et en temps opportun par la collecte et l’évaluation d’informations pertinentes à l’intérieur ou à l’extérieur de l’organisation et porter des jugements appropriés.
• Travailler efficacement avec les autres : Travaille en collaboration avec les autres pour atteindre des objectifs communs et devient prospère grâce à la diversité des personnes et des perspectives. Sait quand il faut diriger et quand il faut suivre et comment garantir un travail multilatéral efficace.
• Innover  et Adapter : Développe et met en place  des solutions innovantes pour s’adapter et réussir dans un environnement de travail changeant, universel et incertain.
• Excellentes compétences verbales, écrites et compétences de présentation en français et en langue nationales la connaissance de l’anglais constitue un atout.
• Compétences en informatique, MS office, internet
• Capacité de voyager souvent aux sites de programme à l’intérieur du Mali
• Engagement envers les valeurs de Save the Children, y compris la volonté de respecter et faire respecter la politique de protection de l’enfant.

Les fonctions et responsabilités décrites ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du poste peut être amené à effectuer des tâches supplémentaires dans des limites raisonnables de son niveau de compétences et d’expérience.

Le titulaire du poste doit exercer ses fonctions conformément aux procédures et politiques de SCI en matière de diversités et égalité des chances

Nous  devons assurer la sécurité des enfants à travers nos processus de sélection, lesquelles reflètent notre engagement à la protection des enfants et incluent des enquêtes de références rigoureuses.

Le titulaire du poste est tenu d’exercer ses fonctions conformément à la politique d’anti-harcèlement de SCI

Le titulaire du poste est une personne sur qui on peut compter et qui exerce ses tâches conformément aux politiques et procédures de Sûreté et Sécurité de SCI.