Description de l'emploi
Terre des hommes (Tdh) est la plus grande organisation suisse d’aide à l’enfance. Depuis 1960, Tdh contribue à bâtir un avenir meilleur pour les enfants démunis et leurs communautés grâce à des solutions innovantes et durables. Active dans près de 40 pays, Tdh travaille avec des partenaires locaux et internationaux pour développer et mettre en place des projets sur le terrain qui permettent d’améliorer la vie quotidienne de plus de quatre millions d’enfants et membres de leurs communautés, dans les domaines de la santé, de la protection et de l’urgence. Cet engagement est financé par des soutiens individuels et institutionnels, avec des coûts administratifs maintenus au minimum.
Dans le cadre de ses activités au Mali, elle recherche pour 01 an avec possibilité de renouvellement les positions suivantes :
01 Responsable Administration et Finances basé (e) à Bamako
01 Gestionnaire de médicaments basé (e) à Markala
1/ Responsable Administration et Finances basé (e) à Bamako
Responsabilités générales
Sur la supervision du Coordinateur des services supports, il / elle est en charge des finances et de l’administration de la délégation ainsi que des collaborateurs affectés aux finances et à l’administration.
Il garantit et gère au quotidien les décisions et actions dans son domaine de responsabilité en concertation avec le coordinateur des services supports ;
Responsabilités Spécifiques :
I Gestion Financière
- Décliner le plan stratégique de la base ou du projet en plan de financement, en accord avec le coordinateur Administration finances
- Piloter l’équilibre financier du projet ou de la base
- Assurer le suivi des procédures et outils permettant d’assurer la gestion financière de la Délégation
- Analyser la situation financière de la mission en collaboration avec le Coordinateur finances administration et les autres coordinateurs programmes
- Assurer le suivi des audits financiers externes ayant lieu sur le terrain
- Collaborer à la clôture comptable annuelle et à la gestion de l’audit statutaire
- Assurer le contrôle des données financières des partenaires avant transmission au CAF
- Coordonner la production des rapports financiers des partenaires
- Respecter et veiller au respect des règlements et procédures administratives et financières de la délégation
- S’assurer que les paiements des factures aux fournisseurs et aux prestataires de services se réalisent dans les délais
- Assure la gestion des avances professionnelles avec les administrateurs de base
- Assure le respect des lois fiscaux en vigueur notamment : IRF, taxe foncière, retenue à la source, TVA, impôts synthétiques
II Gestion Budgétaire
- Participer avec le Coordinateur administration et finances et/ou les coordinateurs programmes au montage du cadre budgétaire annuel et de projets selon les standards de Tdh
III Contrôle Interne
- Assurer le suivi/respect des procédures d’engagement des dépenses
- S’assurer de la validité et de l’adéquation des pièces justificatives
- Assurer le suivi du contrôle interne en collaboration avec l’auditeur interne et le CAF
IV Comptabilité
- Superviser l’affectation comptable des pièces
- Organiser le suivi comptable des données financières de la délégation et des partenaires, à savoir la définition des procédures et circuits de fonctionnement comptable en référence aux normes Tdh en vigueur
- Assurer la compilation / vérifications des données comptables (concordances SAGA / pièces justificatives), la clôture mensuelle des comptes, en lien avec le CAF.
V Gestion Trésorerie
- Planifier les dépenses et établir le prévisionnel de trésorerie en collaboration avec le CAF / les coordinateurs de programme ; Planification de la trésorerie et fonds de roulement pour le siège
- Organiser les mouvements de trésorerie de Bamako vers les bureaux terrains pour la réalisation des activités
- Veiller à la disponibilité des liquidités de la délégation ainsi qu’à la sécurité des lieux de stockage des fonds
- Suivre la bonne gestion des comptes bancaires de la Délégation
- Assurer le contrôle des demandes de fonds des partenaires de mise en œuvre (PMO) ainsi que la mise à disposition des fonds
VI Administration RH
- Veiller à l’application du règlement intérieur par le staff sous sa supervision
- Suivre les mouvements de congés et de déplacement du personnel sous sa supervision
- Transmettre au RH régulièrement la planification de congé de son équipe
- Assurer l’évaluation de fin de période d’essai, et annuelle de son équipe directement sous sa supervision
- S’assurer du suivi du respect de la Politique de Protection de l’Enfance par son équipe
- Participer à la rédaction des documents contractuels de la délégation (avec les Autorités Locales, les partenaires OSI et ONG locales, les fournisseurs, les contrats de location etc.) dans ses domaines de compétence
VII Sécurité
- Prendre en compte l’évolution du contexte et des conditions de sécurité
- Sensibiliser ses collaborateurs au respect des lois, règles et coutumes du pays afin que le programme ne soit pas générateur de conflit
VIII Autres
- Effectuer toute autre activité déterminée par le Coordinateur des services supports et qui est compatible avec le poste.
Formation et qualifications
| – Diplôme : Maitrise ou Master (de préférence Bac +4) en contrôle de gestion, audit interne, en Finance comptabilité ou tout autre diplôme pertinent
– Avoir une expérience de 5 ans minimum dans un poste similaire dans une ONG internationale ou dans un cabinet d’audit comptable. – Excellente capacité d’analyse financière, de synthèse et rédactionnelle Très bonne capacités d’innovations et de prise d’initiative ; |
| – Excellente maitrise du français
– La maitrise de l’anglais parlée et écrite serait un atout. |
| – Avoir une très bonne maitrise des outils informatiques ; Word, Excel, les logiciels comptables : Une bonne connaissance du logiciel SAGA serait un atout majeur
– Autonomie et rigueur dans le travail, respect des échéances, grande capacité d’adaptation et managériale, bonne communication et capacité à travailler sous pression – Excellente capacité d’adaptation dans un contexte difficile |
2/ Gestionnaire de médicaments basé (e) à Markala
Responsabilités générales
Placé (e) sous la responsabilité du chargé médical Advisor, elle/il rend compte au Médecin Référent ou au chef de projet AIRE, sur toutes les questions pharmaceutiques.
Elle/IL se réfère au Logisticien de base sur toutes les questions logistiques.
Elle/Il collabore et interagit avec l’Infirmier qualité ainsi que toute l’équipe Terre des hommes et ses partenaires.
Responsabilités Spécifiques
1- Suivi des commandes et de l’approvisionnement
Le/La gestionnaire de pharmacie :
- Assure la réception des commandes nationales :
- Vérifie le nombre de cartons reçu par la logistique
- Vérifie le contenu correspond aux documents de transport et qu’aucun n’est affecté par une détérioration. Dans le cas contraire il déclare les anomalies.
- Etablit le rapport de réception (accusé de réception) qu’il transmet au Médecin Référent et au logisticien de base.
- Range les différents items dans le stock en fonction des dates de péremption et du standard.
- Enregistre toutes les entrées sur les fiches de stock en mentionnant le numéro de référence de la commande ainsi la date de réception.
- Enregistre les différents items, en unité ou boîtes, suivant les recommandations en vigueur.
Approvisionnement projet :
- Effectue le suivi des commandes médicales terrain validées par le Médecin référent et/ou la personne délégué par ce dernier.
- Prépare les commandes pour chaque unité de consommation en fonction de la feuille de commande établie par l’unité et avec le département logistique s’assure que les colis sont livrés avec toute la documentation nécessaire (bon de livraison/packing List, etc…)
- Archive chaque document selon les recommandations.
- Assure le suivi des stocks et selon le protocole puis informe régulièrement le médecin référent sur l’état du stock (Rupture, Pré-ruptures, Surstock etc…).
2- Gestion du stock médical
Le/La gestionnaire pharmacie :
- Veille à la propreté ainsi qu’à l’organisation spatiale du stock selon le protocole de gestion en place.
- S’assure que les médicaments sont rangés et stockés de façon adéquate (sur des étagères ou palettes et non à même le sol)
- Assure l’enregistrement de toutes les entrées et sorties sur les fiches de stock et le logiciel informatique. L’enregistrement sur les fiches de stock doit être réalisé le jour même après la préparation des commandes.
- S’assure que les commandes ont été validées par le médecin référent et ou la personne déléguée avant d’effectuer les sorties
- Fait un inventaire partiel tous les mois (10% des références) et un inventaire général chaque trimestre selon le plan de travail pré établit.
- Gère les dates de péremption et informe le Médecin référent à l’avance de la date d’expiration des produits.
- Procède à la mise en quarantaine des produits périmés et destinés à la destruction et/ou en date de péremption en accord avec le Médecin référent ou le chef de projet.
- Fait un état mensuel des pré-périmés et transmet au médecin référent ou au chef de projet avant le retrait et mise dans la zone de quarantaine.
3- Surveillance de la chaîne de froid
Le/La Gestionnaire pharmacie :
- Veiller à l’application du règlement intérieur par le staff sous sa supervision
- Suivre les mouvements de congés et de déplacement du personnel sous sa supervision
- Met en place les outils nécessaires à la surveillance de la chaîne de froid (thermomètres, cartes stop-Watch…), il en passe commande, si besoin au logisticien de base.
- Vérifie la température matin et soir des appareils électriques et l’enregistre sur la feuille de surveillance prévue à cet effet.
- Est responsable de la bonne mise en œuvre de l’entretien et la maintenance des réfrigérateurs/congélateurs en collaboration avec le technicien en charge et dans le respect des recommandations.
- Informe le Médecin référent ou le chef de projet et le département logistique de toute anomalie par oral et email dans un temps le plus court.
- Veille à la propreté et à l’hygiène des contenants froids.
- Assure un stockage de transport adéquat des médicaments/vaccins lors des mouvements des produits en chaîne de froid passive.
- Il s’assure de la permanence en stock d’Ice Pack gelé 0,4 et 0,6 litres (eau) Il en tient comptabilité.
4- Gestion des pharmacies périphériques
Le/la gestionnaire pharmacie :
- Approvisionne les unités selon la liste standard décidée ainsi que les méthodes de commandes au niveau de toutes les unités
- Applique une qualité d’emballages et gère cet aspect en s’équipant du matériel adéquat.
- Elabore en accord avec la logistique, un planning d’approvisionnement des unités de consommation tout en répondant au besoin du terrain.
- Participe à la mise en place de nouvelles unités de consommation sur terrain si validé par le Médecin référent.
- Participe à la supervision et à l’élaboration d’outils de gestion au niveau des structures annexes (centres de santé, pharmacie hospitalière, …) qu’après avoir été validé sur la bonne gestion du stock projet et ceci après une période de 12 mois.
5- Gestion d’équipe
Le/La gestionnaire pharmacie :
- Veiller à l’application du règlement intérieur par le staff sous sa supervision
- Suivre les mouvements de congés et de déplacement du personnel sous sa supervision
- Encadre et assure la formation de son équipe (personnel occasionnel)
- Informe le chauffeur en charge du transport des produits du nombre de colis, de la destination ainsi que du destinateur des colis ;
- Participe aux réunions médicales si nécessaire et avec accord du médecin référent.
6- Sécurité des stocks :
Le/la gestionnaire pharmacie :
- Est la personne, avec le médecin référent habilitée à sortir du matériel,
- Chaque sortie doit se faire avec son accord et sous sa supervision,
- S’assure de la bonne fermeture des portes et autres issues,
- Signale toutes disparitions ou traces d’infraction dans les plus brefs délais.
Formation et qualifications
| Etudes de niveau TS ou DEF + 3 minimum en santé, laboratoire ou pharmacie ou équivalent ou tout autre diplôme pertinent |
| Être autonome et avoir une bonne capacité d’organisation et d’adaptation ;
Être rigoureux et précis ; Avoir d’excellentes qualités relationnelles, communicationnelles ; Capacité d’analyse et de résolution des problèmes ; Être calme et résistant au stress ; Avoir des compétences en matière d’organisation et de planification ; Avoir des capacités d’analyse et de résolution de problèmes ; Savoir travailler en autonomie et en équipe ; Avoir des capacités à s’organiser et à hiérarchiser plusieurs tâches. Être physiquement apte à conduire une moto en terrain difficile sur de plus ou moins longues distances ; |
Ces descriptions de poste peuvent être modifiées en conformité avec les activités ou l’évolution de la mission.
Les candidatures doivent être envoyées par mail à : mli.recrutement@tdh.ch au plus tard le 06 août 2021 à 23.59 en mentionnant le poste dans le Sujet du message
Le dossier doit inclure : un CV (maximum de 3 pages), une lettre de motivation précisant la prétention salariale et deux références.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées !
