Operation Officer

Niveau 3:  les responsabilités de ce poste peuvent exiger que le titulaire ait des contacts réguliers avec ou un accès aux enfants ou aux jeunes.

Save the Children International (SCI) est la première organisation indépendante au monde pour les enfants. Sa vision est un monde dans lequel chaque enfant a le droit de survivre, le droit à la protection, au développement et à la participation. Sa mission est d’obtenir des avancées décisives dans la façon dont le monde traite les enfants et de réaliser des changements immédiats et durables dans leurs vies.

Grâce au financement de l’Ambassade de la Hollande, Save the Children entend mettre en œuvre un programme de quatre ans, intitulé «Adolescent Transition in West Africa», ayant pour objectif d’influencer et de promouvoir à long terme des résultats positifs en matière de santé et de droits sexuels et reproductifs des adolescents en s’attaquant à certains des facteurs interdépendants de la santé et des droits sexuels et reproductifs chez les adolescents (principalement ceux qui vont à l’école) au Mali.

BUT DU POSTE : L’Operation Officer travaillera en étroite collaboration avec le manager du programme pour assurer de façons efficaces et efficientes des opérations quotidiennes du projet en vue de faciliter la mise en œuvre des activités du programme.

L’Operation Officer sera chargé de la gestion de la planification et le suivi de la mise en œuvre du plan de travail mensuel du projet et coordonnera tous les besoins nécessaires pour le bon déroulement des activités.  Le Programme Officer assurera la coordination des plans de travail et budgets mensuels de programme, la gestion des besoins logistique pour les activités, la coordination des mouvements de l’équipe du programme. Il/elle travaillera également en étroite collaboration avec les équipes chargées de la logistique, administration, et finance au sien de bureau pays Save the Children au Mali et des équipes de la mise en œuvre du programme pour s’assurer que tous les besoins pour la mise en œuvre du projet sont disponibles à temps et que les ressources du projet sont utilisées de manière appropriée et en conformité avec les directives des bailleurs de fonds et de Save the Children International.  L’Operation Officer assistera le manager du programme dans le suivi, la coordination, le rapportage, la traduction et la communication en temps opportun aux membres de l’équipe de l’information relative aux activités du projet afin d’optimiser le fonctionnement du projet.

L’Operation Officer sera aussi responsable pour la gestion du paiement, réception des demandes de paiements et la coordination avec les équipes régionales et finance pour effectuer les paiements.

En plus des compétences en matière de programmation et de gestion, cette position  exige des aptitudes de proactivité, de bonne organisation et la capacité de supporter la pression et de respecter les délais

Supérieur hiérarchique :  Manager Programme

Personnel directement sous la responsabilité de ce poste : aucun

Chargé de l’exécution efficace des fonctions opérationnelles du programme en conformité avec les exigences du bailleur et de Save the Children. Spécifiquement les responsabilités sont divisées dans des tâches suivantes :

o  Programme

Ø  Coordonner la compilation, l’approbation et le partage des plans mensuels et hebdomadaires des équipes régionaux et l’équipe central.

Ø  Responsable de la réception des budgets et termes de références (TDR), les réviser, assurer qu’ils font partie du plan de travail globale, et coordonner leur approbation.

Ø  Compiler et traduire les rapports hebdomadaires des équipes terrain et des ONG partenaires

Ø  Gérer un calendrier d’activités sur la base des budgets et TDR soumis et faire le suivi de leur exécution et réception des rapports d’activités pour archivage éventuelle.

Ø  Travailler en étroite collaboration avec le staff de ATWA pour assurer que toutes missions de terrain ont des termes de références et budgets approuvés.

Ø  Faire la coordination avec les équipes régionales et finance pour effectuer les paiements et le suivi des cas non payés.

Ø  Organiser avec les équipes techniques du projet, les ateliers, rencontres, réunions, au niveau central en assurant les préparatifs du lieu, de la restauration, les fiches de présence, etc.; et établir une liaison étroite avec la logistique du bureau Save the Children à Bamako.

Ø  Gérer les besoins des réunions du projet avec les partenaires et services étatiques.

Ø  Maintenir la liste à jour des contacts du staff du projet et les partenaires clés.

o  Logistique

Ø  Mettre en place le plan d’achat annuel du projet et sa mise à jour chaque trimestre.

Ø  Examiner que toutes les activités ont leur Demande d’Achat (Restauration, Hébergement, Location de salle et location de véhicule) introduites auprès de la logistique dans les délais requis.

Ø  Collaborer avec la logistique pour faire le suivi de la livraison des achats introduits

Ø  Coordonner avec le département logistique pour les besoins logistiques de matériel du projet dès la demande d’achat jusqu’au point de contrôle d’inventaire et de dispatching.

o  Finance

Ø  S’assurer de la conformité des taux de perdiem, de distance et autres composantes des budgets et demandes de fonds selon les procédures du Bailleur et de Save the Children avant leurs transmissions aux services financiers.

Ø  Examiner les rapports financiers des partenaires bénéficiaires

Ø  Vérifier les pièces justificatives des subventions des partenaires de mise en œuvre

Ø  Coordonner avec les services financiers tout cas d’avance de fonds non justifié par le staff ATWA et autres partenaires de mise en œuvre.

Ø  Faire le suivi des avances des partenaires au niveau des Finances

Exécuter d’’autres tâches assignées par son superviseur ou le manager du programme.

Responsabilité:

• Est responsable de la prise de décisions, de la gestion efficace des ressources, respecte et fait respecter les valeurs de Save the Children
• Responsabilise l’équipe et les partenaires – leur laissant la liberté d’atteindre les résultats de la meilleure façon, fournit le développement nécessaire à l’amélioration des performances et applique les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.

Ambition:

·         Fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour lui-même (et son équipe), prend la responsabilité de son propre développement et encourage les autres à en faire de même.

·          Partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres

·         Orienté vers le futur, pense stratégiquement

Collaboration:

·         Construit et maintien des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, les Membres, les partenaires extérieurs et les sympathisants

·          Valorise la diversité, la considère comme une source de compétitivité

·          Abordable, à l’écoute

Créativité:

·         Développe et encourage les solutions innovantes

·         Disposé à prendre des risques calculés

Intégrité:

·         Honnête, encourage l’honnêteté et la transparence

·         Maitrise en Gestion des projets, administration des affaires, ou d’autres domaines liés aux préoccupations du projet;

·         Au moins 7 ans d’expérience de gestion de projet ou opérations à un poste similaire dans une organisation internationale ou un organisme de développement ;

·         Connaissance des exigences du bailleur et expérience à établir et suivre des systèmes pour assurer la conformité aux exigences

·         Avoir une habilité confirmée en matière de gestion des opérations complexes

·         Capacité de gérer plusieurs tâches à la fois et les compléter avec haute qualité dans les délais requis

·         Aptitude d’organiser beaucoup d’information dans des formats simples et facilement compréhensible pour divers audience

·         Forte attention aux détails

·         Avoir des qualités relationnelles et aptitudes pour la communication, y compris la capacité de travailler efficacement avec les membres du personnel

·         Excellentes compétences en écriture et présentation

·         Maitrise les logiciels Outlook, Word, Excel, et Power Point

·         Maîtrise du français (oral et écrit) exigée et l’anglais souhaité

QUALITÉS PERSONNELLES

· Résistance au stress

· Excellente capacité de communication

· Avoir le contact facile avec les enfants

· Etre rigoureux et être de bonne Moralité

 DESIRABLES

Excellente connaissance de l’environnement humanitaire ou du milieu des ONG internationales.

L’engagement et la compréhension des valeurs et principes de l’organisation

Les fonctions et responsabilités décrites ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du rôle pourrait être amener à accomplir des tâches supplémentaires en fonction de son niveau de compétences et d’expérience.

Le titulaire de rôle est tenu de s’acquitter des tâches conformément aux politiques et procédures de SCI sur l’égalité des chances et la diversité.

Nous  devons assurer la sécurité des enfants à travers nos processus de sélection, lesquelles reflètent notre engagement à la protection des enfants et incluent des enquêtes de références rigoureuses.

Le titulaire de rôle est tenu d’exécuter les tâches conformément aux politiques et procédures de santé et de sécurité de SCI.