AVIS DE RECRUTEMENT
International Medical Corps (IMC) est une ONG internationale basée aux états Unis d’Amérique dédiée à la réduction de la souffrance et l’élimination de l’extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde. L’ONG vise à permettre aux populations des pays en développement de réaliser des progrès majeurs dans leur vie et des progrès viables sans l’appui continu d’IMC.
DESCRIPTION DE POSTE
Titre du poste | HR and Administration Officer |
Superviseur direct | Field coordinateur |
Superviseur Techniques | HR Manager |
Localisation | Tombouctou avec de constantes visites sur terrain à Gourma Rharous |
Grille salariale | Niveau compétitif selon l’expérience et les compétences avérées |
- Description de la fonction :
Le/la RH & Administration Officer pour rôle principal d’assister le Field Coordination dans la gestion et le suivi des procédures administratives et ressources humaines au niveau de de la base ainsi qu’au niveau de terrain (Gourma-Rharous et CSCOM). Il a également dans ses attributions la gestion de tous les aspects liés aux recrutements, aux congés, à la classification des dossiers, la formation et l’orientation des employés à travers une collaboration étroite et directe avec le field Coordinator et le RH Manager de Bamako.
- Responsabilités & tâches principales
- Administration et gestion de ressources humaines
- Assurer et coordonner les voyages du staff, visiteurs et consultants (itinéraire, billets, ordre de mission, demande de conge etc…) en collaboration avec les services de la logistiques et sécurité, y compris les logements et déplacements.
- Coordonner la gestion des performances des employés, la gestion des talents ; y compris la dissémination et la formation sur les politiques RH ;
- Planifier et appuyer le processus des évaluations de performance de tout le personnel de IMC de la base Tombouctou,
- Assurer le rapportage mensuel mandataire en matière du personnel, y compris les rapports de suivi des congés ; le rapport d’activité RH ;
- Assurer la disponibilité mensuelle des bulletins de paie, des timesheets et leur accessibilité par le département des finances/RH et faire les copies/scanner des documents pour envoie au bureau national ;
- Assurer la formation institutionnelle obligatoire et l’adhésion de tout le personnel aux codes de conduites d’International Medical Corps et faire le suivi et contrôle nécessaire en la matière
- Tient informé tout le personnel de la mission sur les notes de service en vigueur et d’autres mesures administratives.
- Promouvoir l’égalité homme /femme et l’équité genre dans les aspects en rapport avec le personnel.
- Préparer les dossiers d’orientation en faveur des nouveaux employés
- S’assurer que toute nouvelle unité reçoit une induction au début de son contrat avec IMC, selon la politique interne d’induction ; et que le document du plan d’induction est signé par toutes les personnes impliquées et classé dans le dossier individuel de l’agent
- Assurer notamment le lien entre le service administratif d’IMC et les différents organismes de l’Etat (INPS, Inspection de travail etc.)
- Soutenir tout le personnel, y compris en situation d’urgence, et cela de manière appropriée ;
- Administration de la Base
- S’assurer de l’entretien du bureau et du Staff House, fourniture et réparation y compris la cuisine ainsi que les ustensiles de cuisines. Demander le renouvellement en cas de détérioration.
- Identifier les besoins mensuels du bureau et des maisons, initier les PRs pour les dépenses de fonctionnement relevant de l’administration et procéder à l’approvisionnement.
- Appuyer le Field Coordinateur dans la préparation, la communication et l’organisation des réunions. Ceci inclut la préparation et le partage des calendriers de réunions hebdomadaires avec l’équipe de la base, de l’agenda, la préparation et le partage des documents des réunions, la prise des notes et la rédaction des comptes rendus, puis leur dissémination en accord avec le comité de SMT ;
- Assurer la gestion des agendas de l’utilisation de la salle de réunion ;
- Préparer tous les courriers sortants et recevoir les correspondances externes en assurant leur classement et archivage selon les procédures mises en place
- Assister le Field Coordinateur et le département des Ressources Humaines dans toutes ses tâches et exécuter toutes les tâches confiées par la chargée des Ressources Humaines et de l’administration ou Field Coordinateur.
- Recrutement et Embauche
- Préparer en collaboration avec les superviseurs les descriptions de postes, termes de références et exigences relatives au personnel ;
- Assister le département des Ressources Humaines dans les processus de recrutement ;
- S’assurer du calendrier relatif aux prorogations de contrats, nouveaux contrats, et interruptions de contrats et communiquer avec les RH de la coordination ;
- En collaboration avec le Senior HR Officer, préparer des rapports réguliers sur le suivi du recrutement ;
- Veiller à la mise à jour régulière et au partage des organigrammes, listes de contacts et autres informations critiques.
- Développement, bien-être, etc. du personnel et formation
- Veiller au respect des règles de conduite et de discipline par le personnel et organiser des évaluations régulières de leur travail. Veiller à la préparation d’un entretien et d’un compte-rendu de départ, au départ des employés ;
- Veiller à ce que le personnel se restaure régulièrement et ait accès à des soins de santé, le cas échéant ;
- S’assurer de l’accessibilité de services visant au bien-être du personnel, comme par exemple du conseil.
- Assurer l’organisation matérielle des formations professionnelles ;
- Assister la Manager HR dans l’animation des modules de formation ;
- Mettre à jour le plan de formation ;
- Assister la HR Manager au renforcement des managers d’équipes sur les procédures RH ;
- Participer à la mise en place d’un plan de formation annuel, superviser sa mise en œuvre, et en mesurer les impacts.
- Reporting et de la communication:
- Consolider, mettre à jour et publier l’organigramme de la base ;
- Participer aux analyses statistiques périodiques des positions administratives du personnel de la mission (fin contrat, solde congés, évolutions salariales, N° INPS, personnes à charge…)
- Nouer et entretenir des relations avec les autorités administratives au niveau national
III- Qualifications du candidat
- Minimum BAC + 3 en Ressources Humaines, en Droit ou un cursus académique diplômant équivalent ;
- Avoir une expérience de 3 ans minimum à un poste similaire de préférence au sein d’une organisation humanitaire ;
- Compétences avérées dans la gestion des ressources humaines de l’administration ;
- Habilité à travailler dans le strict respect de la confidentialité qu’exige un tel rôle, respect des principes d’IMC et des exigences des bailleurs.
- Bonne communication à l’orale et à l’écrit.
- Bonne connaissance des lois relatives à l’embauche et des bonnes pratiques des ressources humaines au Mali ;
- Maitrise de l’outil informatique avec un niveau très avancé sur Excel et Word.
- L’anglais parlé et écrit est un atout.
Savoir être :
- Ouverture d’esprit et esprit de bon sens ;
- Adaptabilité et souplesse ;
- Esprit d’équipe, bonnes capacités relationnelles ;
- Dynamique et enthousiaste ;
- Sens de professionnalisme et bonne capacité d’organisation
NB : Cette liste de tâches et d’objectifs n’est pas exhaustive. En raison de la nature et en fonction de l’évolution de l’activité d’International Medical Corps, l’employé peut donc être appelé à effectuer des tâches non mentionnées dans son profil de poste et demandées par le Superviseur direct. L’employé peut être déployé partout là où le besoin se fait sentir et ce, dans l’intérêt de la mission de IMC-Mali en général.
Le dossier de candidature doit comporter :
- Un CV en français détaillé nommé (CV_Nom Prénom HR&Admin _Nov 20) y compris 3 références
- Une lettre de motivation, des photocopies des titres scolaires ainsi que des attestations de services rendus.
Envoyer à : recruitment.bko@internationalmedicalcorps.org et doit comporter obligatoirement la mention IMC/RM-11-001 / HR&Admin dans l’objet du mail .
Les dossiers de candidature doivent être envoyés au plus tard le 24 Novembre 2020 à 17h00.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour le test écrit..
NB : Les candidatures féminines sont très encouragées.
Toute candidature ne respectant pas les conditions susmentionnées, sera rejetée