Fleet/ Facilities Officer

Niveau 3 : le titulaire du poste aura des contacts avec enfants ou jeunes gens aussi fréquemment (par exemple une fois par semaine ou plus) ou de façon intensive (par exemple quatre jours dans un mois ou plus ou toute une nuit) parce qu’ils travaillent dans des programmes-pays ; ou vont visiter les programmes du pays ; ou parce qu’ils sont chargés de la vérification des références et le processus du Vetting du personnel.

Responsabilités générales sur la politique de Sauvegarde de l’Enfant (SE):

–       S’assurer que les partenaires (enfants, jeunes, décideurs et autres) comprennent pleinement les

dispositions de la Politique de Sauvegarde de l’Enfant, le Code de Conduite, et les Procédures

Locales/procédures du Pays.

–       Se comporter/agir en conformité avec les règles de la politique de la Sauvegarde de l’Enfant aussi

bien dans la vie personnelle que professionnelle ; cela peut consister à rapporter des cas de

soupçons d’abus commis sur les enfants.

–       S’assurer que la façon/manière de travailler et de s’adresser aux enfants ne les mets pas en

danger/ risque, c’est à dire examiner soigneusement en permanence leur travail à l’aide des outils

de référence de la Sauvegarde de l’Enfant pour des « défauts/insuffisances » de conception ou de

mise en œuvre.

–       Promouvoir les messages de la Protection de l’Enfant aux collègues des autres organisations et

Ministères gouvernementaux, aux enfants eux-mêmes, aux familles bénéficiaires et aux membres

de la communauté d’une manière générale.

–       Etre vigilant pour observer de possibles abus/maltraitances des enfants dans la vie personnelle et

professionnelle.

Save the Children International (SCI) est la première organisation indépendante au monde pour les enfants. Sa vision est un monde dans lequel chaque enfant a le droit de survivre, le droit à la protection, au développement et à la participation.

Sa mission est d’obtenir des avancées décisives dans la façon dont le monde traite les enfants et de réaliser des changements immédiats et durables dans leurs vies.

DIMENSION DU POSTE

Rapporte à : Supply Chain Manager

Staff sous la supervision de ce poste : Chauffeurs,

Responsabilité budgétaire : N/A

Dimensions du Rôle : Travaille en étroite collaboration avec le partenaire, le département Supply Chain du Nord & Centre ; les Finances et les prestataires

·         Supporter le Supply Chain Manager pour la gestion du parc (auto, moto et groupe électrogène) en s’assurant de la mise en place de la stratégie pays pour la gestion du parc,

·         Reporter au Supply Chain Manager tous les dysfonctionnements liés à cette implémentation,

·         La gestion au jour le jour de la flotte à la zone d’exploitation.

·         Réceptionner les demandes de transport et établir le planning de déplacement quotidien (de la capitale) et hebdomadaire du pays. Puis s’assurer que les véhicules sont suivis hors des bases.

·         Gérer les cartes d’approvisionnements en carburant

·         Analyser les dépenses et autres informations financières liés à la gestion de la flotte et faire des actions concrètes

·         Est gardien des politiques et des procédures de sécurité relative à la flotte

·         Prendre part au processus de recrutement des chauffeurs

·         S’assurer du comportement sûr et responsable sur la route des chauffeurs

·         Mettre en place les tâches à réaliser avec, d’une part les conducteurs, mais aussi des utilisateurs

·         Analyser la saisie des données et produire des rapports réguliers

·         S’assurer que tous les rapports et toutes les informations relatives à la gestion de la flotte sont produits en temps opportun

·         Superviser les prestataires de services sous-traités (location de véhicule)

·         Prévoir et préparer les commandes de pièces de rechange, de pneus et de matériaux requis trimestriellement

·         S’assurer que la qualité et la quantité de l’approvisionnement en carburant, en huile et en lubrifiants de la flotte du bureau

·         S’assurer que toutes les réparations et entretiens effectués sur les véhicules et autres équipements sont effectués conformément aux normes établies afin d’obtenir une fiabilité maximale avec un temps d’arrêt minimal.

·         Maintenir tous les dossiers et documents nécessaires pour les véhicules et les conducteurs.

·         Veiller et contrôler le remplissage correct de log books pour tous les voyages ; maintenir l’analyse utilisation de véhicules

·         S’assurer que les véhicules sont entretenus conformément au planning d’entretien ; et que les chauffeurs maintiennent les véhicules propres.

·         Accompagner le Procurement officer dans la mise en place de contrat-cadre pour la location de véhicule, et la maintenance auto et moto

·         Veiller au maintien et à la mise à jour de tous les dossiers et documents nécessaires pour les véhicules et les conducteurs.

Politiques, règles et procédures

·         Rapport d’analyse sur l’état du parc auto au Mali

·         Rapport de flotte KPI

·         Plan de renouvellement de la flotte

·         FMS (fleet management system) roll out

·         GPS tracking system installation, monitoring et rapport

·         Support technique pour la rédaction des contrats/accords-cadres lies à la flotte (maintenance et réparation, pièces détachées…)

·         Formation et capacité building

Support aux bureaux terrain

·         Connaît, respecte et fait respecter au sein du bureau les règles et procédures de gestion du parc automobile et informe sa hiérarchie de tout manquement au respect de ces règles.

·         Participe à la bonne compréhension et au respect des politiques de protection de l’enfant de Save the Children auprès des prestataires extérieurs (fournisseurs, entreprises partenaires, etc.) et informe le Field Supply Chain Manager pour toute infraction à ces politiques

Gestion du personnel et développement 

·         Gère les chauffeurs de Save the Children du centre et Nord du Projet ainsi que les chauffeurs de location.

·         Apporte un soutien technique aux chauffeurs des autres bureaux

·         Organise des formations et renforcement de capacité des chauffeurs

·         S’engage à respecter et à faire respecter la politique interne de protection de l’enfant (Child Protection Policy) et le code de conduite.

·         Assurer un suivi rapproché des staffs et des véhicules en mission terrain a l’aide des balises

Gestion des programmes et reporting

·         Produit un rapport mensuel du parc auto

·         Consolide le rapport mensuel du parc auto, moto et générateur du Projet.

·         S’assurer que les accidents de voiture/moto sont correctement rapportés selon la procédure

·         Gérer les relations avec l’assurance pour les dédommagements

·         Gestion de fonds et responsabilité budgétaire

·         Veille à respecter et faire respecter les règles et procédures financières de l’organisation.

Responsabilité :

·         Est responsable de la prise de décisions, de la gestion efficace des ressources, respecte et fait respecter les valeurs de Save the Children

·         Responsabilise l’équipe et les partenaires – leur laissant la liberté d’atteindre les résultats de la meilleure façon, fournit le développement nécessaire à l’amélioration des performances et applique les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.

Ambition:

·         Fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour lui-même (et son équipe), prend la responsabilité de son propre développement et encourage les autres à en faire de même.

·         Partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres

·         Orienté vers le futur, pense stratégiquement

Collaboration:

·         Construit et maintien des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, les Membres, les partenaires extérieurs et les sympathisants

·         Valorise la diversité, la considère comme une source de compétitivité

·         Abordable, à l’écoute

·         Créativité:

·         Développe et encourage les solutions innovantes

·         Disposé à prendre des risques calculés

Intégrité:

·         Honnête, encourage l’honnêteté et la transparence

·         Renforce la confiance et la confiance

·         Affiche un excellent jugement conforme

QUALIFICATIONS ETEXPERCIENCES :

·         Niveau BAC+2 au minium dans les domaines suivants (en logistique, commerce, gestion d’entreprise, gestion de la chaine d’approvisionnement ou domaine ou expérience similaire. 3 ans d’expérience au moins dans la gestion des stocks, des fleet/parc autos, ou en comptabilité ou un domaine quelconque de la logistique.

·         Expérience dans la logistique avec une ONG international.

·         Expérience dans la logistique pour appuyer les programmes grands, complexes et multisectoriels.

·      Expérience dans l’encadrement d’équipes

·      Excellente connaissance de l’environnement humanitaire

·      Capacité à prioriser les tâches

·      Capacité de synthèse écrite et orale

·      Maîtrise des outils informatiques de base (Word-Excel-Power Point)

·      Qualités personnelles : Esprit d’équipe, rigoureux, minutieux, grande capacité d’adaptation, bonne communication et capacité à travailler sous pression.

·         Accepter de travailler sous pression et dans des conditions difficiles.

Les tâches et responsabilités comme énoncées ci-dessus ne sont pas exhaustifs et le détenteur du rôle peut être appelé à effectuer des tâches supplémentaires de manière raisonnable en fonction de leur  niveau de compétences et d’expérience.

le détenteur du rôle doit accomplir les tâches conformément aux politiques et des procédures de SCI en matière de l’égalité opportunité et la diversité.

Nous avons besoin d’assurer la sécurité des enfants ainsi que notre processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses, reflète notre engagement envers la protection des enfants contre les abus.

Le détenteur du rôle doit accomplir les tâches conformément à la politique et procédure de Sante et de sécurité de SCI.