COORDINATEUR/RICE TERRAIN (2 POSTES)

Description de l'emploi

La Direction Régionale de l’ANPE Kidal, en Partenariat avec l’ONG-Première Urgence Internationale, recherche 02 Coordinateurs.

OFFRE D’EMPLOI :

Informations préliminaires sur le poste

Intitulé du poste COORDINATEUR/RICE TERRAIN (2 POSTES)

Pays & base d’affectation MALI, ANSONGO ET MALI, KIDAL

Rattachement hiérarchique COORDINATEUR/RICE ZONE NORD

Création / Remplacement 1 création et 1 remplacement

Prise de poste 22 mars 2021

Durée de la mission 9 mois, renouvelables

Informations générales sur la mission

Contexte

Première Urgence Internationale est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. L’objectif est d’aider les populations déracinées dans l’urgence, tout en leur permettant de regagner rapidement autonomie et dignité.

En 2019, l’association a mené environ 200 projets, dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique. PUI intervient en appui à près de 6 millions de personnes dans 22 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, en Europe et en Haïti.

Le Mali est confronté à une crise multidimensionnelle : politique, sécuritaire et humanitaire. Le conflit de 2012 n’a fait qu’aggraver la situation sanitaire des populations et plus particulièrement les régions au Nord du pays. Le conflit armé a affecté la capacité fonctionnelle des structures de santé dans les régions touchées par l’insécurité, a provoqué le départ des personnels des services techniques de l’Etat, la déstructuration des systèmes traditionnels de moyens d’existence, impactant négativement l’accès des populations aux services de base (services déjà limités avant la crise). Depuis la signature de l’Accord pour la Paix et la Réconciliation au Mali en juin 2015, une paix précaire s’est installée, secouée par des conflits intercommunautaires ou la concurrence pour le contrôle des trafics dans la zone sahélienne du Mali. Les besoins humanitaires, du fait de l’insécurité qui perdure et s’aggrave, et des chocs qui traversent le pays, d’année en année depuis 2012 (sécheresse/inondations, pic de paludisme, rougeole et en 2020 aussi la pandémie Covid-19), sont toujours importants, dans un contexte publique de sortie de crise qui entraine une diminution des fonds humanitaires.

Suite au coup ‘État militaire du 18 août 2020, Mali a un gouvernement de transition pour 18 mois. Les projets sont mis en œuvre via un système de gestion à distance partielle, avec une présence permanente d’expatriés et des équipes nationales sur les bases opérationnelles et des visites ponctuelles de certains membres de la coordination.

Historique et Stratégie de PUI dans le pays

Avant la fusion de PU et d’AMI en 2011, AMI était présente à Kidal, entre 1991 et 2001, entre autres pour des actions de formation du personnel de santé. Suite à la crise politique du Mali de 2012, PUI a effectué une mission exploratoire en janvier 2013 dans plusieurs régions (Mopti dans un premier temps puis Gao dans un second temps). Dans la continuité de ces activités, PUI a étendu ces activités au cercle d’Ansongo en mars 2015 puis à la région de Kidal en août 2015. PUI a pour vocation de répondre à l’ensemble des besoins de base non couverts des populations les plus vulnérables. Au Mali, afin de répondre aux besoins en santé, nutrition, protection et EHA des populations affectées par le conflit, PUI est présent dans :

– le Nord, dans 1 cercle de la région de Gao (Ansongo) et dans la région de Kidal (Kidal) ;

– le Centre, dans la région de Mopti (Mopti/ Sévaré, Bankass et Bandiagara).

PUI intervient auprès des populations les plus isolées vivant loin des centres de santé par le biais de cliniques mobiles et coordonne ses interventions avec d’autres acteurs. Au Mali, PUI est une ONG connue dans ces zones d’intervention et a accès à des zones reculées à travers une acceptation des autorités sanitaires et administratives et de la population.

Aujourd’hui financé par ECHO, USAID/BHA et le CDCS, PUI met en œuvre des interventions multisectorielles dans le respect de la nouvelle stratégie pluriannuelle de PUI.

Axes de développement de la mission :

Stratégie

• Répondre de manière efficiente à la problématique spécifique des populations nomades isolées du Nord Mali afin de couvrir leurs besoins de base et créer le lien avec les services sociaux de base existants ;
• Appuyer la relance des services sociaux de base dans la région de Kidal via une redynamisation du système de santé pour les populations affectées par la crise ;
• Accompagner le système de santé et ses acteurs dans le cercle d’Ansongo afin de permettre un accès aux soins de qualité et de limiter l’impact négatif d’une possible sortie de la gratuité des soins ;
• Améliorer l’accès à des soins médico-nutritionnels de qualité pour les populations affectées par la crise à Bandiagara et Bankass.

Ces actions sont menées dans un cadre strict de riposte à la COVID – 19.

Configuration de la mission

BUDGET PREVISIONNEL 2021 4 MILLION D’EUROS

BASES

BAMAKO, ANSONGO, KIDAL, BANKASS, BANDIAGARA ET SEVARE

NOMBRE D’EXPATRIES   9

NOMBRE D’EMPLOYES NATIONAUX  : 107

NOMBRE DE PROJETS EN COURS : 4 projets

PRINCIPAUX PARTENAIRES : Union Européenne – DG ECHO, BHA/OFDA, CDCS

SECTEURS D’ACTIVITES : Santé – Nutrition – Protection – EHA – Sécurité Alimentaire

EQUIPE DE COORDINATION EN PLACE

1 Cheffe de Mission, 1 Coordinateur Administratif et Financier, 1 Coordinatrice Logistique, 1 Adjointe Cheffe de Mission aux Programmes, 1 Coordinatrice Santé, 1 Coordinateur MEAL, 1 Référent sécurité, 1 Coordinateur Terrain Mopti, 1 Coordinateur Zone Nord et 1 Coordinateur Wash

Description du poste

Objectif global

Sous la responsabilité hiérarchique du/de la Coordinateur/trice de Zone Nord du Mali, le/la Coordinateur/rice terrain est responsable du bon fonctionnement de la base d’Ansongo ou de Kidal. Il/Elle s’assure au niveau de la base la bonne mise en œuvre des programmes et la coordination entre les différents départements support (logistique, administration) et techniques (médical). Il/Elle est le représentant de PUI auprès des autorités politico administratives, techniques et traditionnelles dans sa zone d’affectation.

Responsabilités et champs d’actions

? Sécurité : Il/Elle est garant de la bonne gestion de la sécurité sur sa base.

? Programmes : Il/Elle coordonne les équipes et s’assure de la bonne mise en œuvre des programmes sur sa base, sous la supervision de son/sa responsable hiérarchique direct/e et en lien avec les coordinateurs techniques.

? Ressources Humaines : Il/Elle supervise l’ensemble des équipes de la base, personnel national.

? Suivi logistique, administratif et financier : Il/elle supervise les volets logistiques, administratifs et financiers sur sa base pour la mise en œuvre des programmes, et s’assure du respect des procédures y afférentes, avec l’appui fonctionnel du/de la Coordinateur/trice Logistique (CoLog), et du/de la Coordinateur/trice Administratif/tive et Financier/e (CAF) de la mission.

? Représentation : Il/Elle représente l’association auprès des partenaires, autorités et différents acteurs locaux intervenant dansla zone d’intervention.

? Coordination : Il/Elle centralise et diffuse l’information de/vers sa base et consolide le reporting interne et externe des activités mises en œuvre dans sa zone d’intervention avant de le transmettre à son/sa responsable hiérarchique direct/e.

? Evaluation / Stratégie : Il/Elle s’assure que les programmes sont développés conformément au mandat et à la stratégie de PUI. Il/Elle participe à l’élaboration de la stratégie et propose de nouvelles interventions en fonction de la situation humanitaire de sa zone.

Objectifs spécifiques et activités associées

1. ASSURER LA SECURITE DES BIENS ET DES PERSONNES SUR LES BASES

? Il/Elle s’assure que le plan de sécurité de sa base est à jour, qu’il est connu et compris de chaque staff résident et visiteur.

? Il/Elle s’assure que chaque staff nouvellement arrivé dans sa base est briéfé sur le contexte sécutaire de sa zone d’intervention.

? Il/Elle s’assure de la collecte des informations relatives à la sécurité sur sa zone d’intervention, propose une analyse et diffuse à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e de manière régulière ou ad-hoc en cas d’urgence.

? Il/Elle s’assure que les moyens matériels et humains sont suffisants pour assurer une sécurité optimale des équipes, des matériels et bénéficiaires.

? Il/Elle alerte sans délai son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e en cas de mise en danger des équipes ou des bénéficiaires.

? Il/Elle s’assure qu’en cas d’incident sécurité (réalisé ou avorté), l’information est diffusée sans délai à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e et rapportée selon le format PUI.

? Il/Elle accompagne des équipes dans le planning et assure la validation sécuritaire via le/la CDM et le réferent sécurité en mettant le/la CZ en copie des échanges.

2. ASSURER LA MISE EN ŒUVRE DES PROGRAMMES ET PROPOSER DE NOUVELLES

INTERVENTIONS

? Il/Elle s’assure de la bonne marche des programmes en cours sur sa base (atteinte des objectifs, respect des calendriers, suivi budgétaire, reporting contractuel,…).

? Il/Elle assure un système de coordination formelle, l’anime sur le terrain (réunions, rapports écrits.).

? Il/Elle s’assure du bon archivage de l’ensemble des documents produits dans le cadre du/des projet/s et s’assure que les sources de vérification mentionnées dans les proposals sont disponibles.

? Il/Elle propose de nouvelles interventions ainsi que des pistes de stratégie de financement de ces interventions et les discute avec son/sa responsable hiérarchique direct/e et la coordination.

? Il/Elle participe à l’identification de besoins sur la base de TOR et avec validation de son/sa responsable hiérarchique direct/e.

? Lors de la définition de nouvelles opérations, il/elle coordonne les départements techniques concernés, les équipes support administratives et logistiques afin de préparer des propositions de projet complètes et conformes aux formats des bailleurs et aux règles internes de PUI.

? Il/Elle participe à l’élaboration de la Stratégie de la mission en proposant une stratégie pour sa zone d’intervention.

3. SUPERVISER LES EQUIPES DE PERSONNEL SUR SA BASE

? Il/Elle supervise l’ensemble des équipes nationales et internationales sur sa base

? Il/Elle encadre les employés sous sa responsabilité directe, fait le suivi de leurs objectifs et conduit une évaluation intermédiaire et finale.

? Il/Elle participe au processus de recrutement ainsi qu’à toute décision de mettre fin à un contrat de travail du personnel national sur sa base.

? Il/Elle s’assure du respect du Règlement Intérieur de PUI sur sa base.

? Il/Elle briefe ou fait briefer chaque nouveau membre du personnel, à sa prise de poste, sur le contexte, les programmes et la stratégie de la mission, les principes humanitaires et les valeurs PUI, ainsi que les règles de sécurité, les procédures logistiques et administratives, de gestion financière et des ressources humaines, et d’utilisation des moyens de communications.

? Il/Elle s’assure de la gestion administrative du personnel national, en particulier des opérations de paie, du suivi des absences, de la constitution et mise à jour des dossiers du personnel ainsi que leur archivage, par l’administrateur/rice de la base.

? Il/Elle veille à ce que tous les salariés nationaux aient une évaluation écrite au moins une fois par contrat et par an.

? Il/Elle assure ou délègue l’intégration de tout nouveau salarié sur sa base, et s’assure en particulier que le contexte des programmes mis en œuvre, les règles de sécurité, les procédures logistiques, administratives, RH et financières, ainsi que les procédures d’utilisation des moyens de communication et de transport soient expliqués et compris.

? Il/Elle complète la formation du personnel expatrié et local (appui organisationnel, méthodologique, technique éventuellement, planification et organisation de formation pour les staff national, …).

? Il/Elle prépare ou délègue la rédaction des profils de poste des expatriés à remplacer ou à recruter et les diffuse pour validation à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e.

? Il/Elle prépare les profils des postes nationaux sous sa supervision directe, valide les profils de postes nationaux rédigés par le/s responsable/s technique/s de ses bases et les diffuse pour validation au/à la CAF et tout autre référent potentiellement concerné (selon le poste).

? Il/Elle veille à ce que chaque staff sous sa responsabilité ait un plan d’action. Il/Elle s’assure que ces plans d’action sont suivis.

? Il/Elle définit l’organigramme de sa base et le fait valider par son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e, le/la CAF et le/la CDM.

? Il/Elle est particulièrement sensible à la gestion du stress des équipes. Il/elle arbitre les conflits éventuels, sollicite un soutien adapté en cas d’incident…

? Il/elle suit et valide la prise des congés en lien avec les responsables techniques ou programmatiques.

? Il/Elle est le garant de l’image de PUI dans sa zone d’intervention et veille à ce titre à ce que l’ensemble du personnel sous sa responsabilité ait un comportement en adéquation avec les valeurs défendues par l’organisation et respectueux de la culture locale.

4. ASSURER LE SUIVI LOGISTIQUE, ADMINISTRATIF ET FINANCIER DE SA BASE

? Il/Elle s’assure que les procédures logistiques de PUI (ou celles du bailleur si plus contraignantes) sont en place et suivies, notamment en matière d’approvisonnement, de stockage, de gestion de parc véhicules, etc. et que les engagements soient conformes aux budgets disponibles, aux procedures inetrnes et de bailleurs et qu’elles suivent le circuit de validation approprié..

? Il/Elle veille à ce que sa base (bureau et logement) dispose des équipements minimum convenables au travail dans des conditions de sécurité optimales.

? Il/Elle supervise le parc de véhicules et plus globalement suit le fonctionnement et assure l’entretien des équipements rattachés à sa base.

? Il/Elle s’assure qu’un plan d’approvisionnement (respectant le format et les règles PUI et bailleur) est préparé pour chaque projet de sa base et qu’il est mis à jour au fur et à mesure de la réalisation des achats.

? Il/elle s’assure de la bonne gestion des infrastructures et de l’ensemble des équipements de sa base (véhicules, matériel informatique, matériel bureautique, matériel de radiocommunication et de télécommunication) et s’assure de leur bonne allocation et stockage.

? Il/Elle supervise et s’assure que la mise à jour les inventaires de stocks et équipements de sa base est faite et diffusée au/à la CoLog.

? Il/Elle s’assure que les procédures administratives PUI (finance, RH…) sont en place et suivies.

? Il/Elle est responsable de l’optimisation des coûts, il/elle utilise les suivis budgétaires à cette fin et s’assure du bon approvisionnement financier de sa base.

? Il/Elle participe à l’analyse collective (techniques, administration et logistique) des suivis budgétaires, détecte les écarts et propose des ajustements à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e et au/à la CAF.

? Il/Elle s’assure que la comptabilité est saisie selon les règles internes et communiquée au/à la CAF selon le calendrier établi et vérifie les pièces comptables avant envoi à la coordination.

? Avec le/la CAF et l’admin base, il/elle suit la trésorerie de sa base et supervise les paiements.

? Avec le/la CAF, il/elle s’assure qu’un système de contrôle interne est en place sur sa base. Il/elle s’assure du respect de la procédure d’engagement des dépenses et participe à la validation des dossiers d’achat.

? Il/Elle est le garant de la tenue des comptes et veille à ce titre à ce que les soldes de caisses et de comptes bancaires soient en permanence absolument justifiés par les pièces comptables appropriées.

5. ASSURER LA REPRESENTATION DE PUI DANS LA ZONE COUVERTE PAR SA BASE

? Il/Elle représente l’association auprès des acteurs locaux, qu’ils soient officiels ou non, et s’assure que de bonnes relations soient entretenues avec chacun d’entre eux dans le respect des principes de neutralité et d’indépendance de PUI. Il/Elle rend compte de ses entretiens au/à la CZ dans son rapport périodique et de manière ad-hoc lorsque nécessaire.

? Il/Elle participe aux principales réunions de coordination lorsqu’elles existent et en est un membre actif.

? En cas de visite Bailleur, il/elle participe à l’organisation et à la mise en œuvre de la visite.

6. ASSURER LE REPORTING, LA CIRCULATION DE L’INFORMATION ET LA COORDINATION

? Il/Elle est responsable de la rédaction des rapports bailleurs des programmes mis en œuvre sur sa base, rapports dont il/elle rédige tout ou quelques parties (consolidation des parties techniques rédigées par le/s responsable/s et/ou référent/s technique/s sur sa base)

? Il/Elle envoie les rapports internes et externes à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e en respectant les délais de validation interne (sitrep, rapport d’incident) et échéances contractuelles externes (rapports de projets).

? Il/Elle centralise et diffuse l’information de la base vers la coordination zone et mission et de la coordination zone et mission vers la base (Sitrep périodique et ad-hoc).

? Il/Elle organise régulièrement les réunions de coordination interne dont il/elle transmet le rapport à la coordination. Il/Elle tient régulièrement les réunions hébdomadaires dans sa base en vue de partager les informations sécuritaires, programmatiques et supports de la semaine.

? Il/Elle veille à la bonne collaboration entre les départements (logistique, administratif et programme) de sa base.

Zoom sur les activités prioritaires relatives au contexte de la mission

Ansongo

? Renforcer la gestion sécuritaire de la base (gestion des infos sécu, analyse du contexte sécu, respect des règles sécu PUI, …)

? Renforcement des capacités des chefs de département dans la gestion de projets (planification et le suivi des activités, suivi budgétaire, …) en vue de leur autonomisation.

? Fonctionnement de la coordination humanitaire (assurer le lead à tour de rôle, cartographie des acteurs humanitaires régulièrement mise à jour, …)

? Renforcer la visibilité et l’acceptation de PUI dans le cercle (capitalisation des rencontres avec les personnes clé de la zone) Kidal

? Amélioration de connaisances des procédures et Procédures Opérationnelles Standard de PUI et appui aux équipe en assurant la coordination et la communication internes

? Renforcer la gestion sécuritaire de la base (gestion des infos sécu, analyse du contexte sécu, respect des règles sécu PUI, maintien/ développement du réseau local de contacts, …)

? Fonctionnement de la coordination humanitaire (assurer le lead à tour de rôle, cartographie des acteurs humanitaires régulièrement mise à jour, …)

Encadrement d’équipe

Nombre de personnes à encadrer :

? Encadrement direct : 01 Responsable Technique Santé, 01 Logisticien base et 01 Admin base

? Encadrement indirect : 21 à Ansongo et 15 personnes à Kidal

Profil recherché

Savoirs et Savoir Faire recherchés

INDISPENSABLE APPRECIE

FORMATION

? Sciences sociales, développement local, management

?Niveau maîtrise

?Gestion de projet

? Formation en Santé publique / Agro / Watsan / Autres secteurs techniques

? Formation Action Humanitaire

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE

? Humanitaire ?Minimum 5 ans d’expérience humanitaire dans la gestion de projets.

? Expérience réussie de la gestion des équipes et des programmes multisectoriels

? Expérience préalable en tant que Coordinateur terrain dans une ONGI.

? Expérience avec PUI

? Expérience en gestion de la sécurité

CONNAISSANCES & APTITUDES ?Connaissances en gestion de projets

?Gestion d’équipe

?Maîtrise des outils de gestion de la sécurité dans un environnement complexe

?Gestion de la sécurité

?Connaissances procédures bailleurs institutionnels (OFDA,

ECHO, AAP, agences UN…)

?Gestion financière

?Logistique : Gestion de parc véhicules, de stocks, chaîne d’approvisionnement des médicaments

?Techniques de négociation

LANGUES

? Français. ? Arabe, Tamasheq ? Autre (Bamanan Kan, Songhai, Anglais)

INFORMATIQUE

? Pack Office

? Autre (préciser)

?Sagaîî Caractéristiques personnelles attendues (intégration à l’équipe, adéquation au poste et à la mission)

?Capacité à travailler de façon autonome avec prise d’initiative et sens des responsabilités

?Capacité à représenter les activités et le mandat de PUI auprès des autorités locales, en résistant aux pressions

?Bonne résistance au stress et à l’isolement, à l’aise dans les endroits de sécurité volatile

?Sens de la diplomatie, maturité face à une situation politico-sécuritaire sensible

?Capacité d’analyse

?Capacité d’adaptation et souplesse, multitâche

?Organisation, rigueur et respect des échéances

?Capacité à intégrer l’environnement local sous ces aspects politiques, économiques et historiques

?Capacité à travailler avec différents partenaires avec ouverture d’esprit et diplomatie

?Capacité à gérer des équipes multiculturelles et pluri-professionnelles

Autres

Ce poste implique des déplacements fréquents sur la zone instable pour la supervision des équipes et les contacts avec les autorités locales et les communautés.

Cette description de poste reprend les responsabilités principales inhérentes à ce poste. Il pourra cependant être demandé d’effectuer d’autres tâches que celles listées ci-dessus, sans que cela soit considéré comme une modification de contrat. Ainsi, une grande flexibilité est demandée dans cette fonction.

Les candidats qui souhaitent postuler doivent privilégier l’envoi électronique du CV à jour et de la lettre de motivation à l’adresse email : recrutement@premiere-urgence.ml au plus tard le 17 février 2021 à 17H00.

NB :

– Il est impératif de mentionner sur l’enveloppe ou dans l’objet de votre courrier électronique « Coordinateur Terrain Kidal » ou « Coordinateur Terrain Ansongo ». Vous devez signer une liste d’émargement lors du dépôt physique de la candidature.

– Seul(e)s lés candidat(e)s présélectionné(e)s seront informé(e)s et les dossiers de candidatures n e pourront pas être retournés.