Awards/Grants Manager

Awards/Grants Manager

GRADE: 3

Niveau 3 : le titulaire du poste aura des contacts avec enfants ou jeunes gens aussi fréquemment (par exemple une fois par semaine ou plus) ou de façon intensive (par exemple quatre jours dans un mois ou plus ou toute une nuit) parce qu’ils travaillent dans des programmes-pays ; ou vont visiter les programmes du pays ; ou parce qu’ils sont chargés de la vérification des références et le processus du Vetting du personnel.

Responsabilités générales sur la politique de Sauvegarde de l’Enfant (SE):

–       S’assurer que les partenaires (enfants, jeunes, décideurs et autres) comprennent pleinement les

dispositions de la Politique de Sauvegarde de l’Enfant, le Code de Conduite, et les Procédures

Locales/procédures du Pays.

–       Se comporter/agir en conformité avec les règles de la politique de la Sauvegarde de l’Enfant aussi

bien dans la vie personnelle que professionnelle ; cela peut consister à rapporter des cas de

soupçons d’abus commis sur les enfants.

–       S’assurer que la façon/manière de travailler et de s’adresser aux enfants ne les mets pas en

danger/ risque, c’est à dire examiner soigneusement en permanence leur travail à l’aide des outils

de référence de la Sauvegarde de l’Enfant pour des « défauts/insuffisances » de conception ou de

mise en oeuvre.

–       Promouvoir les messages de la Protection de l’Enfant aux collègues des autres organisations et

ministères gouvernementaux, aux enfants eux-mêmes, aux familles bénéficiaires et aux membres

de la communauté d’une manière générale.

–       Etre vigilant pour observer de possibles abus/maltraitances des enfants dans la vie personnelle et

professionnelle.

Save the Children International (SCI) est la première organisation indépendante au monde pour les enfants. Sa vision est un monde dans lequel chaque enfant a le droit de survivre, le droit à la protection, au développement et à la participation.

Sa mission est d’obtenir des avancées décisives dans la façon dont le monde traite les enfants et de réaliser des changements immédiats et durables dans leurs vies.

Le programme ALBARKA améliorera durablement la sécurité alimentaire et la résilience des ménages extrêmement pauvres et vulnérables des cercles de Koro, Douentza dans la région de Mopti, de Gourma Rharous et Tombouctou dans la région de Tombouctou et de Ansongo et Gao dans la région de Gao par le biais d’interventions stratifiées ciblant les communautés, les ménages et les individus.

Le Awards/Grants Manager va gérer tous aspects contractuels du projet USAID DFSA incluant la gestion des subventions avec des partenaires internationales et locaux. Le Gestionnaire va garantir l’adhérence aux procédures financières et administratives de Save the Children et les règlements et régulations de l’USAID. Il/elle sera responsable pour la planification et le suivi du budget, la documentation et préparations des rapports financiers selon les délais internes et ceux du bailleur.  Il/elle analysera l’information financière, créera des indicateurs de gestion et aidera la direction du projet en analysant la situation financière du projet. Il/elle sera responsable pour renforcer les capacités des parties prenantes et leur conformité aux règlements de SCI et de l’USAID.  Il/elle travaillera en étroite collaboration avec le Directeur des Awards et les autres départements de Finance et Gestion de subventions de SCI et les autres Awards Manager de Save the Children US.

DIMENSION DU POSTE

Rapporte à: Finance Deputy Director

Staff sous la supervision de ce poste: N/A

Responsabilité budgétaire: N/A

Dimensions du Rôle: Relations avec les partenaires internationaux et locaux

Budgétisation et Rapportage

·         Responsable pour le suivi budgétaire mensuel du projet et l’analyse financière du projet ;

·         Réaliser des projections budgétaires à échéances régulières afin d’’assurer l’optimisation des ressources budgétaires selon les règles d’éligibilité et de flexibilité du bailleur de fonds (USAID).

·         Vérifier les budgets pour s’assurer que les dépenses se produisent comme prévu et que les écarts soient relevés et corrigés.

·         Soutenir l’équipe du projet en révisant et mettant à jour le budget du projet chaque trimestre avec des projections mises à jour chaque mois ;

·         Aligner le budget annuel avec le plan de travail et le budget approuvé par l’USAID ;

·         Préparer les pipelines financiers trimestriels ou autres documents nécessaires à la soumission à l’USAID;

·         Soutenir les membres de l’équipe technique du projet avec l’analyse du rapport des dépenses par rapport au budget et apporter un appui au planning de dépenses dans les délais prévus.

·         Orienter le staff sur les codes budgétaires appropriés pour faciliter le suivi du budget et informer le staff des codes budgétaires à utiliser pour le suivi et la gestion budgétaire

·         Assurer que toutes transactions ont les codes budgétaires appropriées.  Revoir les BVA, identifier les reclassements et préparer les demandes de reclassement.

·         Réviser et réconcilier les rapports pour la soumission à l’USAID, assurer que les dépenses sont conformes aux règlements des SCI et USAID, proposer des ajustements si nécessaires.

Gestion des Subventions et Sous-Accords

·         Assurer les tâches de gestion contractuelle du projet et garantir l’adhérence aux procédures financières et administratives de SC et les règlements et régulations de l’USAID

·         Développer, exécuter et suivre de près la gestion des sous-accords des partenaires en assurant la conformité avec les normes de gestion de Save the Children et de l’USAID.  Préparer les avenants aux sous-accords.

·         Suivre et vérifier les rapports périodiques et les pièces justificatives pour assurer la conformité avec les accords, les plans de travail, le budget approuvé et les exigences de règlements de Save the Children et de l’USAID;

·         Signaler toutes insuffisances constatées dans la vérification des pièces justificatives et proposer des actions immédiates à prendre pour les corriger dans un bref délai et pour les prévenir dans le future

·         En se basant sur ces lacunes, développer et mettre en œuvre des plans de renforcement de capacité des sous-partenaires du projet sur la gestion des finances, les aspects administratifs, logistique et sur l’adhérence aux règlements de l’USAID

·         Maintenir de bonnes relations et une communication effective avec les partenaires internationaux et locaux sur le contenu de leurs sous-accords, leurs budgets, leurs rapports, livrables etc.

·         Assurer, tout au long du projet, la bonne affectation des fonds, et le respect du cadre contractuel en matière de règles d’éligibilité (date, nature et procédures d’achat) et d’échéances de rapportage.

·         Effectuer des visites trimestrielles aux bureaux des partenaires locaux pour vérifier la conformité des procédures financières et contractuelles

·         Avec le Chargé de Partenariat de SCI, planifier et exécuter les visites annuelles aux partenaires pour évaluer leurs capacités dans la gestion financière, administrative et logistiques de leurs organisations et spécifiquement dans la gestion du sous accord signé avec SCI ; et

·         Apporter un appui aux partenaires pour mette en œuvre les paiements électroniques pour leurs transactions afin de réduire (et éliminer où possible) les transactions en espèces pour toutes transactions du projet.

Politiques et Règlement de Save the Children et du Bailleur

·         Comprendre tout le contenu de l’accord avec l’USAID

·         Apporter un appui à l’équipe du projet et à ses partenaires sur les bonnes pratiques et les procédures financières, incluant les budgets, les rapports, et les feuilles de présence

·         Informer et renforcer les capacités du staff du projet et des partenaires sur les exigences de de Save the Children et de l’USAID

·         Organiser des formations sur la gestion de contrats et les règlements de l’USAID pour les partenaires etc.

Autres tâches :

·         Maintenir une bonne documentation organisée et sécurisée pour tous documents associés avec l’accord principal et les sous-contrats

·         Préparer les documents pour les audits

Exécuter toute autre tâche demandée et discutée avec son supérieur hiérarchique.

·                  Est responsable de la prise de décisions, de la gestion efficace des ressources, respecte et fait respecter les valeurs de Save the Children

·                  Responsabilise l’équipe et les partenaires – leur laissant la liberté d’atteindre les résultats de la meilleure façon, fournit le développement nécessaire à l’amélioration des performances et applique les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.

Ambition:

·                  Fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour lui-même (et son équipe), prend la responsabilité de son propre développement et encourage les autres à en faire de même.

·                  Partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres

·                 Orienté vers le futur, pense stratégiquement

Collaboration:

·                 Construit et maintien des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, les Membres, les partenaires extérieurs et les sympathisants

·                 Valorise la diversité, la considère comme une source de compétitivité

·                 Abordable, à l’écoute

Créativité:

·                  Développe et encourage les solutions innovantes

·                 Disposé à prendre des risques calculés

Intégrité:

·                  Honnête, encourage l’honnêteté et la transparence

·                  Renforce la confiance et la confiance

·                  Affiche un excellent jugement conforme

Essentielles :

·                 Masters (Bac+5) en Administration, Affaires, ou Gestion ou autres domaines liés.

·                 Expérience professionnelle d’au moins 7 ans dans les domaines de la finance, comptabilité, et gestion des contrats et des subventions

·                 Expérience en gestion des fonds et des accords de l’USAID

·                 Expérience en développement et analyse des budgets et des rapports financiers

·                 Expérience en gestion de subventions des partenaires locaux

·                 Bonne compréhension des systèmes et procédures financières

·                 Capacité de gérer un travail complexe et d’achever les taches dans des courts délais.

·                 Expérience dans le renforcement de capacités des individus et partenaires sur les aspects budgétaires et contractuels

·                 Capacité pour motiver une équipe, faciliter la coordination entre équipe et apporter un appui à plusieurs niveaux

·                 Expérience de travail avec les organisations internationales

·                 Compétences en informatique de comptabilité, MS Windows, Microsoft Office avec une maitrise parfaite d’Excel, Word et PowerPoint

·                 Maitrise du français (écrit et oral) requise et maitrise de l’anglais souhaitée

·                 Capacité à voyager dans le pays

Désirables :

·                 Résistance au stress

·                 Capacités à travailler sous pression

·                 Capacité de travailler en équipe et avec un minimum de supervision

·                 Avoir le contact facile avec les enfants

Etre rigoureux et être de bonne Moralité

Les tâches et responsabilités comme énoncées ci-dessus ne sont pas exhaustifs et le détenteur du rôle peut être appelé à effectuer des tâches supplémentaires de manière raisonnable en fonction de leur  niveau de compétences et d’expérience.

le détenteur du rôle doit accomplir les tâches conformément aux politiques et des procédures de SCI en matière de l’égalité opportunité et la diversité.

Nous avons besoin d’assurer la sécurité des enfants ainsi que notre processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses, reflète notre engagement envers la protection des enfants contre les abus.

Le détenteur du rôle doit accomplir les tâches conformément à la politique et procédure de Sante et de sécurité de SCI.