Assistant Information

Description de l'emploi

AVIS DE RECRUTEMENT POUR UN(E) ASSISTANT (E) INFORMATION

Mali / Bamako,

Clôture des candidatures : 13/03/2020

Début du contrat souhaité : 01/04/2020

Contexte de l’organisation

Fondée en 2011, International NGO Safety Organisation (INSO) est une organisation non gouvernementale néerlandaise qui apporte aux travailleurs humanitaires un appui en matière de sécurité en établissant des plates-formes de coordination de la sécurité dans des contextes insécurisés. INSO fournit aux ONG inscrites une gamme de services gratuits, y compris le suivi des incidents en temps réel, les rapports analytiques, les données et la cartographie liées à la sécurité, le soutien dans la gestion de crise, les orientations du personnel et la formation.

Les services INSO aident les ONG dans leurs responsabilités quotidiennes en matière de gestion des risques et améliorent leur connaissance générale de leur contexte d’intervention afin de leur permettre de baser leurs décisions d’accès humanitaire sur des données factuelles.

L’Organisation s’est développée et d’une start-up novatrice est devenue une organisation mondialement reconnue et un élément clé du système de coordination de la sécurité humanitaire.

Aujourd’hui, l’Organisation fournit un soutien quotidien à plus de 850 ONG dans douze des pays les plus insécurisés au monde et a acquis une solide réputation de performance, de principes et de professionnalisme.

La mission INSO Mali et Burkina Faso :

INSO Mali a démarré en 2013 et lancé ses services complets en 2014. En 2018, INSO Mali étend sa zone d’intervention et ouvre une mission au Burkina Faso, pour devenir INSO Sahel. INSO Sahel fournit des services pour améliorer l’acheminement de l’aide humanitaire et préserver la sécurité du personnel employé par environ 220 ONG maliennes, burkinabé et internationales qui fournissent une aide humanitaire et d’urgence.

INSO Sahel couvre à présent les deux pays et nous recherchons une personne expérimentée pour rejoindre notre équipe en tant qu’Assistant(e) Information basé(e) à Bamako, et être mobile sur l’ensemble des régions couvertes par INSO au Mali et au Burkina Faso. Avec l’ouverture prochaine du Niger, il est possible qu’un appui soit demandé au TM sur la mise en place du pôle formation dans ce pays.

Aperçu du poste :

L’Information Assistant travaille sous la responsabilité de l’Information Manager et l’assiste dans toutes ses tâches fonctionnelles liées aux aspects de gestion de l’information.

I) Communication
Assure la communication générale entre INSO Mali et les ONG, et entre INSO Mali et les autres missions INSO ;
Facilite la communication entre les opérations d’INSO Mali et son administration si nécessaire ;
Participe à la diffusion de l’information sur les services INSO : outils de communication, invitations et relances pour certaines réunions ou formations, etc. ;
Comprends clairement et véhicule la vision, la mission et le mandat d’INSO lors des communications.
II) Tenue du portail des partenaires INSO
Gère et met à jour de manière quotidienne le portail des partenaires INSO ;
Fais le suivi des inscriptions des ONG (de la demande, jusqu’à la validation ou au refus) ;
Communique avec les ONG les prérequis concernant l’enregistrement des partenaires ainsi que les services INSO ;
Développe et maintient une compréhension approfondie du processus d’enregistrement des partenaires comme décrit dans le menu des services ;
Valide ou non les listes de diffusion SMS et email en ligne ;
Suis le forfait disponible pour le service sms bulk et s’assure de la présence d’un montant minimum constant, soit 10 000 unités ;
Réalise des campagnes de mise à jour régulière pour s’assurer de l’actualité des données.
III) Pilotage des indicateurs et reporting
Emet les documents nécessaires à l’élaboration des indicateurs (feuille d’émargement, liste de bénéficiaires…) ;
Compile ces documents, contrôle et assure la qualité des données collectées ;
Met à jour la base de données des indicateurs, en temps réel ;
Transmet au IM, le Reporting mensuel des indicateurs et reporting ad hoc pour les rapports, demandes bailleurs ou siège ;
Tiens à jour les archives papier et informatique des indicateurs et produits et s’assure de la mise à jour de ceux-ci sur sharepoint.
IV) Participation à l’évaluation de la qualité des services INSO
Appui la mise en œuvre des activités d’évaluation ;
Mène de manière autonome certaines activités d’évaluation ;
Participe à la rédaction des rapports d’évaluation interne ;
Soutient la mise en œuvre des recommandations découlant de l’évaluation interne.

V) Participer à la préparation et la réalisation de services spécifiques d’INSO
Participe à la diffusion de l’information sur les services INSO ;
Gère le traitement de services à la demande et participer à la réponse dans certains ;
Participe à la conception et l’animation du briefing d’orientation.
Prépare tous les documents remis aux participants du briefing d’orientation
Assure l’impression et la récolte des signatures de présence des réunions programmées comme ad hoc, initiées par INSO.
VI) Suivi des procédures et politiques INSO
Suit 100% des directives des politiques INSO ;
Observe et maintient la confidentialité et la sécurité de toutes les informations des ONG ;
Observe et maintient la confidentialité et la sécurité de toute documentation/procédure ;
Comprend, applique et véhicule le code de conduite INSO auprès des employés INSO et des partenaires externes.
VII) Autres
Participe sur demande à des réunions internes ou externes ;
La position et les tâches du poste exigent une grande flexibilité et adaptation.
Dans des limites raisonnables, l’information assistant peut être amené à effectuer des tâches qui ne sont pas explicitement décrites dans ce profil de poste mais qui sont alignées sur les principes et le mandat de l’INSO

Exigences du poste
Bachelor/licence ou expérience équivalente en gestion de l’information, secrétariat
2 ans d’expérience professionnelle, de préférence dans une ONG à un poste équivalent ;
Excellente capacité écrite et orale du français ;
Niveau anglais intermédiaire ;
Qualités rédactionnelles et compétences en communication ;
Capacité à penser de manière innovante en matière d’outils et de processus de gestion de l’information
Connaissance approfondie de Windows et du Pack Office (particulièrement Word & Excel)
Capacité à comprendre la nature des activités ONG ;
Réseau de contacts et d’informations ;
Bonne connaissance de la zone et du contexte.
Compétences personnelles

Excellente compréhension et adhésion aux principes humanitaires ;
Excellente compréhension de la gestion des risques, de la sécurité et de l’accès des ONG ;
Bonne communication et sens de la diplomatie ;
Positionnement systématique, proactif et dans le souci du détail ;
Rigueur et sérieux ;
Adaptabilité et disponibilité ;
Grande capacité de travail ;
Capacité à travailler sous pression ;
Sens des priorités et capacité d’organisation.
Autonomie, esprit critique et esprit d’initiative ;
Personnalité ouverte et confiante ;
Expérience dans la gestion et le travail d’équipe.

Termes et Conditions

Contrat de Travail de 09 mois renouvelable avec un démarrage prévue pour le 1er Avril 2020, package salarial compétitif, 2,5 jours de congé annuel par mois, assurance santé.

Politique de sauvegarde d’INSO :

INSO est pleinement engagé au recrutement, à la sélection et à la vérification en toute sécurité de nouveaux potentiels membres du personnel, administrateurs et bénévoles. Nous veillerons au respect strict de notre code de conduite et de notre politique de sauvegarde tout au long du processus de recrutement.

À ce titre, les pratiques de recrutement sûres suivantes seront appliquées :

Toute offre d’emploi sera conditionnée à la réception d’au moins deux références professionnelles satisfaisantes ;
INSO interrogera les candidats sur des écarts importants dans l’emploi ou des changements fréquents d’emploi et d’adresse ;
Toutes les qualifications essentielles et les accréditations professionnelles pertinentes ainsi que les adhésions seront vérifiées ;
Le candidat retenu devra fournir une preuve d’identité valide (passeport, carte d’identité) ;
Tous les nouveaux employés recevront une orientation sur les codes et procédures de INSO (code de conduite, dénonciation, etc.) ;
Tous les nouveaux employés devront signer et respecter le code de conduite comme condition d’emploi.
Comment envoyer votre candidature

Les candidats intéressés doivent envoyer les pièces suivantes à l’adresse jobs@mali.ngosafety.org avec la référence « INSO Information Assistant» en objet du mail :

Une lettre de motivation précisant de quelle manière vous remplissez les conditions préalables et les caractéristiques souhaitées, votre motivation à postuler et ce que vous espérez apporter à INSO (1 page maximum) ;
CV à jour (2 pages maximum)+ 3 references

Merci de ne pas envoyer d’informations additionnelles (comme des copies de certificats, de diplômes ou autre écrit, …) et merci de conserver un poids maximum de 2MB pour votre candidature.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Toutes les candidatures incomplètes seront automatiquement écartées. INSO se réserve le droit de clôturer le poste par anticipation si un(e) candidat(e) correspondant au poste est retenu(e).

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

INSO rappelle qu’aucun frais n’est exigé pour le traitement des offres d’emploi et qu’aucun frais n’est perçu aux différents stades du recrutement (candidature, entretien, traitement ou autre).