MISSIONS
- Assister la Direction générale dans l’exécution de ses taches ;
- Assurer le secrétariat de l’entreprise ;
- Recevoir les délégations pour réaliser des actions particulières.
ATTRIBUTIONS
Secrétariat de direction
- Filtrer et répondre aux appels téléphoniques ;
- Assurer l’ouverture du courrier et sa diffusion. Traiter les courriers et tous documents ayant un caractère confidentiel.
- Définir, mettre en place et contrôler les procédures d’émission de courrier :
- Qui Signe ?
- Comment repère-t-on les courriers émis et reçus ?
- Système de référencement et responsabilité ;
- Contrôle du nombre d’exemplaires et de leur destination.
- Mettre en forme et saisir les courriers pour la direction générale ;
- Maitriser parfaitement la dactylographie, la sténographie et les outils bureautiques (téléphonie, fax…) ;
- Maitriser parfaitement le matériel et le logiciel de bureautique en utilisation dans l’entreprise. Connaitre le mode d’accès aux messages internet (émission, réception).
- Assurer la tenue, le classement et l’archivage des dossiers et de la documentation de la direction générale ;
- Accueillir les visiteurs de la société ;
- Gérer les approvisionnements des fournitures de bureau et tous les éléments pour lesquels une délégation est donnée ;
- Suivre et assumer la responsabilité des contrats du matériel de bureau ;
- Photocopieur
- Télécopieur
- Standard téléphonique
Assistanat
- Tenir l’agenda de la direction générale, prendre les rendez-vous, gérer les plannings ;
- Organiser les déplacements de la direction générale en prenant en charge toute l’organisation matérielle (réservations, achat des billets de transport, location de voiture, préparation de documents…) ;
- Organiser certaines réunions de travail : inviter les personnes concernées ; s’assurer de la préparation de la salle,… Eventuellement, assister à la réunion et rédiger les comptes rendus ;
- Préparer certains dossiers après avoir reçus les indications nécessaires de la direction générale ;
- Prendre en charge, de manière autonome, des missions particulières à la demande de la direction générale ;
- Assurer les liaisons entre les services de l’entreprise. Recevoir délégation pour des travaux d’organisation concernant plusieurs services ;
- Mettre en place des tableaux de suivi de l’activité de ses collaborateurs directs ;
- Coordonner la transmission de l’information, organiser et contrôler le travail de ses collaborateurs directs ;
- Contrôler et suivre les fiches de pointage des employés lors des mouvements d’arrivée et de départ ;
- Gérer, éventuellement, le budget de la direction générale ;
- Se tenir informée des évolutions dans le domaine de la communication orale, visuelle et plus généralement des nouvelles technologies nécessaires à l’évolution de sa fonction ;
- Rendre compte régulièrement de son activité à travers un tableau de bord comportant les indicateurs de performance préalablement négociés.
Qualité
- Etre associée à toute étude de nature à atteindre l’objectif « QUALITE TOTALE ».
APTITUDES ET CONNAISSANCES
SAVOIR :
DUTS ou BAC+2-3 en Secrétariat de direction, 3 ans d’expérience dans un poste similaire
SAVOIR FAIRE :
- Outils de Bureautique
- MS-Office
SAVOIR ETRE :
Confidentialité, Intégrité, Rigueur, Disponibilité
Poste basé à Bamako
DOSSIER A FOURNIR
- Une demande manuscrite
- Un Curriculum Vitae détaillé
- Une lettre de motivation
Les dossiers de candidatures doivent parvenir à info@staffml.com au plus tard le 15 Octobre 2023.
NB : Seuls, ceux dont les dossiers retenus, seront contactés pour une interview