Administrateur(trice) de base

Description de l'emploi

OFFRE DE POSTE
Intitulé du poste ADMINISTRATEUR/RICE DE BASE
Pays & base d’affectation MALI, BASE D’ANSONGO
Rattachement hiérarchique RESPONSABLE DE BASE
Durée de la mission 3 mois (et plus selon financement)

Informations générales sur la mission
Contexte
Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. L’objectif est d’aider les populations déracinées dans l’urgence, tout en leur permettant de regagner rapidement autonomie et dignité. L’association mène environ 250 projets par an, dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique. PUI intervient en appui à près de 3 millions de personnes dans 19 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, dans le Caucase et en France.
C’est en février 2013 que PUI est revenu au Mali, dans le cadre d’une mission exploratoire qui a conduit en octobre 2013 à la mise en œuvre d’un projet d’assistance médicale aux populations affectées par la crise, dans le district sanitaire de Bourem, région de Gao avec l’appui de l’Union Européenne – DG ECHO. Aujourd’hui PUI a les bases à Kidal, Ansongo, Gao, Bankass, Bandiagara et Sevare.
La stratégie de PUI au Mali s’articule autour de 2 axes : 1) valoriser une expertise en santé pour répondre aux besoins de soins de santé ; 2) développer une approche multisectorielle et étendre la capacité de réponse.
C’est dans ce cadre que PUI cherche un/e Administrateur/trice de Base pour sa Base d’Ansongo dans la région de Gao.
Objectif global

Sous la responsabilité du Responsable de Base et dans le respect du cadre défini par le/la Coordinateur/trice Administratif et Financier et en collaboration avec le reste de l’équipe PUI, il/elle est responsable du bon fonctionnement de la base d’Ansongo sur les plans administratifs, financiers et RH.

Responsabilités et champs d’actions

L’Administrateur/rice de base est responsable, sous la supervision du Responsable de Base de la gestion financière, comptable, administrative et RH quotidienne de la base d’Ansongo
 Gestion Financière et Comptable
 Gestion des Ressources Humaines
Objectifs spécifiques et activités associées
1. Assure la bonne gestion financière et comptable
a. Assure le respect des procédures financières sur la base d’Ansongo selon le manuel des procédures administratives et financières

b. Gestion de la comptabilité

 Tenue de la caisse et des journaux
o Gère la caisse quotidiennement.
o Entre dans la main courante Excel, toutes les factures se rapportant aux mouvements comptables de sa base (Ansongo) selon le plan comptable et le Budget.
o Effectue les différents paiements (avance sur salaires, factures …) sur base de pièces justificatives valables (qui répondent aux critères de recevabilité: date, nom du fournisseur, description de l’article, quantité, prix unitaire, montant en chiffre et lettre, signature du responsable pour lequel la dépense a été réalisée, etc.) et après vérification du respect des procédures d’achat (présence de DAS validées par les personnes autorisées, factures validées pour paiement, etc.)
o Paiement des journaliers, des salaires et suivi de la base de données
o Assure un contrôle de caisse quotidien
o Effectue une fois par semaine une vérification de caisse (des journaux et des pièces justificatives) sous la supervision du Responsable de Base
o Vérifie que les dossiers d’achat sont complets et joints à la facture.
o Fait des propositions d’amélioration des procédures internes.

 Paiement et suivi des perdiems des équipes Aide

 Paiement des frais de vie des malades, des accompagnateurs et des agents de santé lors des évacuations

 Gestion des avances professionnelles :
o Tenue du cahier des avances
o Suivi de la justification des avances remises
o Justification du solde des avances à chaque fin de mois
o Joint la DA à chaque avance

 Numérotation, codification et classement quotidien des pièces comptables

 Envoi toutes les deux semaines au Responsable de Base les mains courantes à jour

c. Gestion de la clôture comptable

 Effectue la clôture mensuelle de la comptabilité de la base
 Effectue les copies des pièces comptables et transmet les originaux à la coordination avant le 5 du mois
 Garantit un archivage clair et structuré des pièces comptables.
 Envoie un pack comptable mensuel avec :
o IPC scannés et signés
o Main courante
o Liste des fournisseurs ajoutés à la main courante
o Eléments constituant les dossiers administratifs (demande de congés, justificatifs…)
o Tableau de suivi des avances et justification du solde des avances

d. Gestion des finances

 En collaboration avec la Coordination, suit l’état de la trésorerie de la base et effectue les demandes d’approvisionnement appropriées, en tenant compte des contraintes et délais d’approvisionnement
 Met à jour les prévisionnels de dépenses de sa base 2 fois par mois, et les transmet au responsable de base.
 S’assure de disposer du budget de la mission et du suivi Budgétaire à jour

e. Envoi mensuel d’un rapport financier/RH au Responsable de Base, qui comprend

 Le solde de ses caisses/banque
 Les avances ouvertes avec justification
 La situation du paiement des primes des CSCOM
 Le nombre de personnes évacuées par mois
 La liste des pièces manquantes
 Les différents approvisionnements cash terrain
 Les congés pris sur sa base
 Tout événement RH survenant sur sa base
 Tout autre élément jugé nécessaire
2. Assure la bonne gestion des ressources humaines

a. Gestion des contrats

 Fait signer les contrats de travail, les profils de poste et les transmet à l’Inspection du travail pour signature
 Prévient le supérieur hiérarchique un mois avant la fin d’un contrat.

b. BDD RH et gestion des employés

 Envoie chaque mois au responsable de base avant le 20 du mois l’état des acomptes sur salaires, et le suivi des congés et absences des salariés de sa base
 Imprime, et fait signer les bulletins de salaire et les transmet à la coordination en même temps que les pièces comptables
 Actualise le fichier de suivi des congés du personnel de sa base
 Classe et met à jour les dossiers RH de sa base par employé en respectant la liste des éléments administratifs nécessaires dans un dossier du personnel (CV, copie d’extrait d’acte de naissance, contrat de travail…)
 Garde une copie de chaque élément administratif sur sa base, et envoie l’original à la coordination
 Scanne l’ensemble des dossiers administratifs des employés, les enregistre et les classe dans un disque dur externe
 Archive les dossiers des employés ayant quitté la mission

c. Taxes et aspects légaux

 S’assure de la bonne diffusion du Règlement intérieur sur sa base
 Régularise et inscrit le personnel à l’INPS
 Prépare les cotisations sociales mensuelles à l’INPS
 Suit les questions relatives aux taxes et impôts (INPS, allocations familiales…)

d. Administration et archivage

 Réceptionne et archive les courriers reçus sur la base.
 Effectue la veille juridique et le suivi de l’évolution des obligations légales de l’ONG vis-à-vis des administrations maliennes.
 Archive les documents comptables, administratifs et logistiques (numériques et papier) de la base

Savoirs et Savoir Faire recherchés
INDISPENSABLE APPRECIE
FORMATION
 Diplôme en comptabilité
 Finance, administration
X

X
EXPERIENCE PROFESSIONNELLE
 Travail en administration
 Travail avec une ONG
 Expérience en logistique
X

X
X
CONNAISSANCES & APTITUDES
 maitrise du pack office
 connaissance de Saga
 compréhension du secteur ONG
X

X
X
LANGUES
 Français
 Tamasheq
 Autre (préciser)
X
X

Bamanan Kan
Songhaï, arabe
Caractéristiques personnelles attendues (intégration à l’équipe, adéquation au poste et à la mission)

 Honnêteté, intégrité, motivation, Capacité d’adaptation, Calme, résistance au stress, sens des responsabilités
 Être ponctuel et souple face aux horaires de travail
 Engagement personnel à respecter les valeurs de neutralité, d’impartialité et d’indépendance de PUI

Cette description de poste reprend les responsabilités principales inhérentes à ce poste. Il pourra cependant être demandé d’effectuer d’autres tâches que celles listées ci-dessus, sans que cela soit considéré comme une modification de contrat. Ainsi, une grande flexibilité est demandée dans cette fonction.
Les candidats qui souhaitent postuler doivent déposer, sous pli fermé :
– une lettre de motivation et
– un CV en français
au bureau PUI le plus proche soit à Bamako, Gao, Ansongo, Kidal, Bankass ou encore à l’adresse email : recrutement@premiere-urgence.ml au plus tard le 17 avril 2020 à 13H00.
NB :
– Il est impératif de mentionner sur l’enveloppe ou dans l’objet de votre courrier électronique « Administrateur de Base Ansongo ». Vous devez signer une liste d’émargement lors du dépôt physique de la candidature.
– Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront informé(e)s et les dossiers de candidatures ne pourront pas être retournés.