01 Logisticien capital / 01 Responsable suivi évaluation et apprentissage / 01 Logisticien capital

Description de l'emploi

Terre des hommes (Tdh) est la plus grande organisation suisse d’aide à l’enfance. Depuis 1960, Tdh contribue à bâtir un avenir meilleur pour les enfants démunis et leurs communautés grâce à des solutions innovantes et durables. Active dans près de 40 pays, Tdh travaille avec des partenaires locaux et internationaux pour développer et mettre en place des projets sur le terrain qui permettent d’améliorer la vie quotidienne de plus de quatre millions d’enfants et membres de leurs communautés, dans les domaines de la santé, de la protection et de l’urgence. Cet engagement est financé par des soutiens individuels et institutionnels, avec des coûts administratifs maintenus au minimum.

Dans le cadre de ses activités au Mali, elle recherche pour 01 an avec possibilité de renouvellement les positions suivantes :

01 Logisticien capital basé-e à Bamako

01 Responsable suivi évaluation et apprentissage pour le changement basé-e à Bamako

A/ 01 Logisticien capital

Responsabilités générales/ but principal

Sous la responsabilité du responsable logistique, le logisticien capital est chargé de la chaine d’approvisionnement, de la gestion du stock, des équipements, du transport mais aussi du renforcement de capacités du personnel sous sa responsabilité.

Responsabilités Spécifiques

Sous la responsabilité du responsable logistique, le logisticien capital aura pour mission :

1   Représentation

• Est l’interlocuteur envers les fournisseurs et entreprises pour les enjeux logistiques en l’absence du coordinateur logistique et par délégation de ce dernier.
• Participe aux réunions d’information logistique (cluster, coordination ONG…) en l’absence du Coordinateur logistique
• Gestion d’équipe
• Briefing de tous les membres de l’équipe logistique capitale
• Coordonne les activités de l’équipe logistique de Bamako avec des objectifs précis
• Organise des réunions hebdomadaires sur les activités principales en cours et à venir
• Forme et apporte un soutien technique à son équipe
• Valide les plannings des gardiens et des chauffeurs.
• Réalise l’évaluation de son équipe en la présence du Coordinateur Logistique/ responsable de base.
• Veille à la stricte application et au respect du règlement intérieur et des conditions d’engagement par son équipe
• Détermination et orientations sur les besoins en formation de l’équipe logistique capitale
• Supervision du suivi des récupérations et établissement de la planification des congés de l’équipe logistique capitale en concertation avec l’administration de la base

3 Achats

• Garantie sur la base de Bamako le respect des procédures d’achat bailleurs et Tdh
• Conception et suivi du prévisionnel pour le département logistique de la capitale
• Achat : mettre en application les procédures logistiques adaptés suivant la fiche pays, pour la transparence dans la chaine d’approvisionnement
• S’assure que les termes et les conditions avec les transitaires sont négociés en accord avec la politique de Tdh
• Prépare les contrats d’achat en lien technique avec la coordinatrice logistique
• Contrôle les dossiers d’Achat en vérifiant l’exactitude des cotations
• Réalise les grilles d’analyse pour les dossiers d’achat de Bamako avant de les soumettre à la Coordinatrice logistique
• Signe la grille d’analyse d’offre après validation de la coordinatrice logistique et suivant le montant du marché.
• Valide la facture après réception de la marchandise si aucune réserve sur la qualité et les quantités sont émises par le demandeur ou un référent technique
• S’assure de la circulation des documents d’achats afin d’obtenir toutes les signatures requises
• S’assure de la mise à jour quotidienne du TSA
• Gère les avances professionnelles qui lui sont remises selon les règles de gestion financière établies par le service administratif
• Gère les litiges avec le fournisseur en cas d’erreur sur la nature, la quantité ou la qualité de la marchandise commandée.
• Tient informer les responsables de programme de l’évolution du processus d’achat, des dates de livraisons, et des possibles retards ou difficultés rencontrées ;
•    Gestion d’équipements
  • Responsable de la bonne utilisation des équipements utilisés par le personnel
  • Assure l’entretien et le bon fonctionnement des équipements.
  • S’assure que tout équipement de la base est correctement répertorié dans le tableau du suivi des équipements (TSE) (toutes les informations sont présentes et les ID cards équipements sont complètes) et affecté à un personnel de Tdh
  • Garantie que le matériel non affecté et sensible est stocké en sécurité au niveau de la logistique.
  • Veille à l’utilisation adéquate des équipements et à leur maintenance.
  • Organise un inventaire physique trimestriel de son parc d’équipement.
  • Gestion du Parc Véhicule
  • S’assure de la bonne gestion des véhicules en mettant en place un suivi de mouvement de véhicule et en contrôlant l’entretien et la maintenance effectuée par le logisticien de base.
  • Suit les contrats de locations.
  • S’assure de l’approvisionnement en carburant pour l’ensemble du parc de véhicule

  6 Gestion des stocks

  • Est garant de la bonne la gestion des stocks effectuée par lui-même ainsi que les logisticiens de base
  • Contrôle le rapport de stock et l’envoie mensuellement à la Coordinatrice Logistique.
  • Organise des contrôles aléatoires dans les stocks.

  7 Transport

  • Garantie l’application des règles de transport depuis le lieu d’enlèvement jusqu’à la destination finale (bon état du véhicule, conditionnement de la marchandise, conformité et validité des documents de transport)
  • Veille à ce que tous les documents de transport soient conformes.
  • Sécurité
  • S’assure que la base soit suffisamment éclairée la nuit
  • S’assure que les gardiens soient équipés avec tout le matériel nécessaire pour garantir leur service.
  • S’assure que la base soient équipées en matériel de lutte incendie et clairement identifiables.
  • S’assure que le matériel de télécommunication soit en bon état de fonctionnement et le personnel formé à son utilisation.
  • S’assure que les règles de circulation en véhicule ou moto soient respectées par l’ensemble du personnel Tdh.
  • Informe le Responsable sécurité ou chef de mission de tout incident/accident ou d’information pouvant impacter les activités Tdh.

        9 Reporting

  • Envoie un rapport mensuel de l’ensemble de ses activités à la coordinatrice logistique.
  • Assure la compilation des tableaux de suivi pour la préparation du rapport logistique et envoie ces informations à la Coordinatrice logistique
  • Rapporte à la Coordinatrice logistique et à la Cheffe de Délégation, toute difficulté rencontrée pour la réalisation de ses taches
  • Participe aux réunions de suivi budgétaire et à l’élaboration des prévisionnels de trésorerie mensuels à l’absence de la Coordinatrice logistique
  • Peut, sur demande expresse à la Coordinatrice logistique, assurer la représentation du service logistique en interne et/ou en externe.
  • Informe la Coordinatrice logistique et à la Cheffe de Délégation de tout conflit d’intérêt qui pourrait survenir dans l’exercice de ses activités

  Formations et qualifications

  • Etudes de niveau superieur : Licence ou master en logistique/Transport /Administration ou tout autre diplôme pertinent
  • Minimum 5 années d’expérience dans un poste similaire
  • Excellente connaissance des procédures d’approvisionnement et bailleurs de fonds (ECHO, UNICEF, etc) et expérience avérée en chaîne d’approvisionnement
  • Expérience min 5 ans en ONGI
  • Excellente capacité de synthèse et rédactionnelle

  B/ Responsable suivi évaluation et apprentissage pour le changement

• Sous la supervision de son supérieur direct, le/la responsable en Monitoring & Evaluation pour le changement de comportement vient en appui technique et méthodologique aux équipes opérationnelles y compris du partenaire et contribue à l’élaboration de plans de Monitoring, à l’adaptation et au déploiement d’outils de Monitoring en conformité avec les approches et méthodes promues à Tdh.Il / Elle assure le renforcement de capacité des équipes et partenaires dans le domaine de monitoring et évaluation axé sur le changement de comportement (incluant les méthodes de collecte des données) et l’apprentissage.

  Il / Elle contribue au développement et à l’écriture des chapitres concernant les indicateurs de changement, de budget et l’organisation du dispositif M&E dans les propositions de projet ;

  Il / Elle assiste le travail de collecte, traitement et analyse des données, contribue à une communication optimale des informations de monitoring et assiste les processus d’évaluation interne et externes.

  Responsabilités Spécifiques

  Les principales responsabilités exercées :

  Elaboration des approches spécifiques et plans de monitoring axés sur le monitoring des changements

  • Le/la responsable contribue à l’élaboration des plans de monitoring projet, à l’adaptation et au déploiement des outils de monitoring pour les besoins du projet / programme, notamment collabore à la conception de bases de données en collaboration avec le/la chef.fe de projet
  • En collaboration avec la cheffe de projet – le cas échéant, assure que les outils de collecte sont cohérent s avec les plans de M&E. Rapporte tout problème technique et méthodologique
  • Il / Elle appui la conception des outils de collecte de données en lien avec les priorités de chaque projet et s’assure de leur utilisation et remplissage correctes.
  • Elabore les orientations pour l’approche de monitoring des changements significatifs et les outils y afférents
  • Accompagne-le ou les partenaires pour la mise en œuvre de l’approche et des outils

  Mise en œuvre des activités de monitoring

  • Assiste le/la chef-fe de projet et le coordinateur de programme en contribuant à la collecte, des données comme défini dans le M&E plan, en lien avec le Coordinateur Q&R.
  • Appui le/la chef-fe de projet et le coordinateur de programme à l’analyse des données, le rapportage technique, la gestion et la mise à jour des différentes bases de données
  • Assure la bonne supervision / accompagnement des travaux de collecte de terrain dans un respect des standards éthiques et méthodologiques.
  • Collabore à la saisie des données de monitoring fournies par les équipes projets dans le support adéquat.
  • Alerte le/la Chef-fe de projet et/ou la/ le coordinatrice-teur de programme en cas de résultats non atteints, d’évolution du contexte (risques et opportunité) et des effets négatifs sur les bénéficiaires.
  • Contribue à la gestion et à l’organisation de l’information relative au M&E en veillant à la protection des données confidentielles en collaboration avec l’équipe en charge de la gestion de l’information, le cas échéant.
  • Contribue de manière efficace et efficiente au suivi des recommandations formulées par le personnel de l’ONG, les missions de suivi, d’évaluations et d’audits et les partenaires de mise en œuvre
  • Participe au recrutement, forme et supervise les collaborateurs éventuels pour des travaux de collecte de données ponctuels (enquêteurs)
  • Veille au respect des standards clés facilitant le suivi des changements dans la mise en œuvre des activités du projet
  • Communication et reporting
    • Assiste le chef de projet / coordinateur de programme pour une présentation adaptée aux publics cibles.
    • Il / Elle fournit les informations nécessaires à la rédaction de rapports internes et aux bailleurs, en ce qui concerne les aspects M&E, en collaboration avec l’équipe en charge de la gestion de l’information, le cas échéant.

    Evaluation

    Assiste les processus d’évaluation interne et externe (par la mise à disposition des données de monitoring, par un appui logistique, et aide au suivi des résultats de l’évaluation).

    Sécurité et Politique de sauvegarde de l’enfance

    Connait et applique les politiques en matière de sécurité, de politique de sauvegarde de l’enfant et de prévention des fraudes.

    Formations et qualifications

    • Être titulaire d’une licence (bac + 3) au minimum en sciences sociales, Statistique, Economie, Géographie, Informatique ou tout autres diplômes pertinents.
    • Excellent esprit analytique, y compris dans l’analyse de données
    • Excellentes capacités de rédaction, de synthèse et de présentation d’information, de concepts et de données de façon claire, concise et structurée.
    • Esprit créatif, curieux, original, innovateur
    • Bonne capacité de communication et expérience du travail en équipe
    • Capacités d’animation, de facilitation (séances de travail, séances de restitution, séances avec partenaires etc)
    • Forte autonomie, y compris très bonne gestion du temps et des priorités
    • Capacité à travailler dans un environnement multiculturel
    • Être genre sensible et savoir utiliser l’approche genre dans les propositions et rapportages aux bailleurs
    • Minimum 3 ans d’expérience professionnelle dans le domaine du suivi évaluation des projets avec les ONG internationale(s) ou en gestion et organisation des collectes de données pour les projets sur le changement
    • Avoir une bonne maîtrise des logiciels d’analyse statistique : Accès, Sphins, SPSS et tout autre logiciel de traitement de données ;
    • Avoir une bonne maîtrise de Kobo collecte, ODK collecte pour la collecte de données avec des outils mobiles (smartphone, tablette etc) et QGIS pour la cartographie
    • Avoir une bonne connaissance de l’utilisation des GPS, dans les activités de collecte de données serait un atout
    • Avoir une bonne expérience dans la rédaction et la production de rapports
    • Bonne pratique des outils suivants : Word, Powerpoint, Outlook, Excel (y compris TCD), SPSS, Sphinx, Stata, EpiData, QGIS, Sphinx, Google Fusion, ODK/Kobo tool box / ONA

    Langues : connaissance du Français et les langues du milieu. La connaissance de l’Anglais est un atout

    Cette description de poste peut être modifiée en conformité avec les activités ou l’évolution de la mission.

    Les candidatures doivent être envoyées par mail à : mli.recrutement@tdh.ch  au plus tard le dimanche 05 décembre 2021 à 23.59 en mentionnant le poste dans le Sujet du message

    Le dossier doit inclure : un CV (maximum de 3 pages), une lettre de motivation précisant la prétention salariale et deux références.

    Les candidatures féminines sont fortement encouragées !